1 JULI 2011. - Besluit van de waarnemend administrateur-generaal van het Intern Verzelfstandigd Agentschap Ruimtelijke Ordening van het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed houdende subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan de afdelingshoofden
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake interne organisatie en personeelsmanagement
Art. 5-6
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake de briefwisseling
Art. 7-8
HOOFDSTUK IV. - Specifieke delegaties aan het afdelingshoofd belast met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West-Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost-Vlaanderen
Art. 9
HOOFDSTUK V. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 10-11
HOOFDSTUK VI. - Regeling bij vervanging
Art. 12
HOOFDSTUK VII. - Gebruik van delegaties en verantwoording
Art. 13-17
HOOFDSTUK VIII. - Slotbepalingen
Art. 18-20
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het intern verzelfstandigd agentschap Ruimtelijke Ordening.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° de waarnemend administrateur-generaal : het personeelslid dat belast is met de leiding van het intern verzelfstandigd agentschap Ruimtelijke Ordening;
2° de afdelingshoofden : het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling binnen het intern verzelfstandigd agentschap Ruimtelijke Ordening, waarvan de naam hierna wordt vermeld :
- het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening - Limburg en de afdeling Ruimtelijke Ordening Vlaams-Brabant, zijnde Ivo Palmers;
- het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West-Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost-Vlaanderen, zijnde Luc Lehouck;
- het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening - Antwerpen, zijnde Dirk Brusselaers;
Art.3. § 1. De bij dit besluit aan de afdelingshoofden gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van de relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, instructies, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst.
§ 2. De bij dit besluit aan de afdelingshoofden gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden binnen de perken van de taakstelling van de betrokken entiteit en van de kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken entiteit ressorteren.
Art.4. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken.
3° het afsluiten van overeenkomsten.
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake interne organisatie en personeelsmanagement
Art.5. De afdelingshoofden hebben delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van de afdeling, met inbegrip van het procesmanagement en het interne communicatiemanagement en dit volgens de algemene organisatieprincipes vastgelegd door de waarnemend administrateur-generaal.
Art.6. Inzake personeelsmanagement hebben de afdelingshoofden delegatie om de beslissingen te nemen in verband met :
1° het toestaan van de verloven en dienstvrijstellingen die het Vlaams Personeelsstatuut voorziet, behoudens de verloven waarvoor het Vlaams Personeelsstatuut bepaalt dat ze door de minister worden toegestaan.
2° de goedkeuring van toelagen en vergoedingen die het Vlaams Personeelsstatuut voorziet, behoudens de beslissingen die in het Vlaams Personeelsstatuut worden voorbehouden voor een ander orgaan.
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake de briefwisseling
Art.7. § 1. De afdelingshoofden hebben delegatie voor :
1° de ondertekening van de briefwisseling van de afdeling met andere diensten van de Vlaamse overheid en met derden;
2° gewone en aangetekende zendingen, geadresseerd aan de afdeling in ontvangst te nemen, met uitzondering van dagvaardingen, betekend aan de Vlaamse Gemeenschap en/of het Vlaamse Gewest;
3° uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de taken van de afdeling eensluidend te verklaren en af te leveren.
§ 2. Onverminderd het bepaalde in § 1 worden volgende categorieën van briefwisseling, alvorens aan de bestemmeling te worden verzonden, ter goedkeuring en voor ondertekening aan de waarnemend administrateur-generaal voorgelegd :
1° briefwisseling van beleidsmatige aard, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
2° andere briefwisseling die het niveau van individuele dossiers overstijgt, tenzij deze een louter informatief karakter heeft;
3° antwoorden op vragen om uitleg, interpellaties en schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
4° antwoorden op brieven van de Inspectie van Financiën en het Rekenhof;
5° antwoorden op kabinetsnota's, met uitzondering deze gesteld via e-mail.
Art.8. De waarnemend administrateur-generaal kan, bij eenvoudige beslissing, instructies uitvaardigen die ertoe strekken :
1° bepaalde categorieën van briefwisseling aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen;
2° briefwisseling betreffende bepaalde individuele dossiers aan zijn voorafgaand visum te onderwerpen;
3° de bedoelde categorieën van briefwisseling nader te omschrijven.
HOOFDSTUK IV. - Specifieke delegaties aan het afdelingshoofd belast met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West-Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost-Vlaanderen
Art.9. § 1. Het afdelingshoofd belast met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West- Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost- Vlaanderen verkrijgt delegatie voor de bevoegdheden inzake beheer en inhoudelijk ordonnateur van het intern verzelfstandigd agentschap Ruimtelijke Ordening.
§ 2. Het afdelingshoofd belast met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West- Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost- Vlaanderen wordt gemachtigd om in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten en middelen die onder het beheer van het intern verzelfdstandig agentschap Ruimtelijke Ordening ressorteren, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen of het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
HOOFDSTUK V. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.10. Met het oog op een doeltreffende en efficiënte interne organisatie kunnen de afdelingshoofden na overleg met en met het akkoord van de waarnemend administrateur-generaal, een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van het intern verzelfstandigd agentschap Ruimtelijke Ordening, tot op het meest functionele niveau.
Art.11. De subdelegaties worden vastgesteld in een besluit van het afdelingshoofd. Een afschrift van het besluit wordt aan de waarnemend administrateur-generaal bezorgd.
HOOFDSTUK VI. - Regeling bij vervanging
Art.12. § 1. Bij afwezigheid of verhindering van de waarnemend administrateur-generaal wordt deze in alle bevoegheden en verantwoordelijkheden vervangen door het afdelingshoofd dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West-Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost-Vlaanderen teneinde de continuïteit van de diensten te verzekeren.
§ 2. Bij afwezigheid of verhindering van de waarnemend administrateur-generaal en het afdelingshoofd dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West-Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost- Vlaanderen wordt de waarnemend administrateur-generaal vervangen door het afdelingshoofd dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening Limburg en de afdeling Ruimtelijke Ordening Vlaams-Brabant.
§ 3. Bij afwezigheid of verhindering van de waarnemend administrateur-generaal, het afdelingshoofd dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening West-Vlaanderen en de afdeling Ruimtelijke Ordening Oost- Vlaanderen en het afdelingshoofd dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening Limburg en de afdeling Ruimtelijke Ordening Vlaams-Brabant wordt de waarnemend administrateur- generaal vervangen door het afdelingshoofd dat belast is met de leiding van de afdeling Ruimtelijke Ordening Antwerpen.
§ 4. In geval van afwezigheid of verhindering plaatst het vervangend afdelingshoofd, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule " voor de waarnemend administrateur-generaal, afwezig "
HOOFDSTUK VII. - Gebruik van delegaties en verantwoording
Art.13. § 1. De afdelingshoofden, alsook de personeelsleden aan wie ingevolge artikel 11 beslissingsbevoegdheden werden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door de waarnemend administrateur-generaal nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm van een nota.
Art.14. Het de afdelingshoofden organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een adequate wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.15. De afdelingshoofden zijn ten aanzien van de waarnemend administrateur-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het afdelingshoofd werden gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.16. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt verantwoording afgelegd door middel van de bestaande rapporteringen.
De waarnemend administrateur-generaal kan bij eenvoudige beslissing nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en een verplicht te volgen wijze van rapportering vaststellen.
De waarnemend administrateur-generaal kan, buiten rapportering, op ieder ogenblik aan de afdelingshoofden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
Art.17. § 1. De waarnemend administrateur-generaal heeft het recht om, bij eenvoudige beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
§ 2. In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de waarnemend administrateur-generaal.
HOOFDSTUK VIII. - Slotbepalingen
Art.18. Het besluit van de administrateur-generaal van het agentschap R-O Vlaanderen van 28 januari 2008 houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake de werking van het rubiconfonds aan het hoofd van de subentiteit agentschapsbeheer wordt opgeheven.
Art.19. Het besluit van de administrateur-generaal van het agentschap R-O Vlaanderen van 9 februari 2009 houdende delegatie van bevoegdheden aan het afdelingshoofd-agentschapsbeheer wordt opgeheven.
Art. 20. Dit besluit, dat alle delegatiebesluiten met betrekking op dezelfde aangelegenheid vervangt, heeft uitwerking met ingang van 1 juli 2011.
Brussel, 1 juli 2011.
Annita Stevens
Waarnemend administrateur-generaal
agentschap Ruimtelijke Ordening