23 JUNI 2011. - Besluit van de administrateur-generaal tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de leden van het managementcomité, belast met de leiding van een afdeling of stafdienst
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegaties van algemene aard
Art. 5-6
HOOFDSTUK 3. - Delegaties inzake organisatie, personeelsmanagement en facilitair management
Art. 7
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 8-10
HOOFDSTUK 5. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 11
HOOFDSTUK 6. - Vervanging van de leden van het managementcomité
Art. 12
HOOFDSTUK 7. - Vervanging van de administrateur-generaal
Art. 13
HOOFDSTUK 8. - Slotbepalingen
Art. 14-17
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het intern verzelfstandigd agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media.
Art.2. In dit besluit wordt verstaan onder :
1° KMSKA : het intern verzelfstandigd agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen;
2° administrateur-generaal : het hoofd van het intern verzelfstandigd agentschap, dat is de ambtenaar die door de Vlaamse Regering belast wordt met de algemene leiding, de werking en de vertegenwoordiging van het intern verzelfstandigd agentschap;
3° managementcomité : de leden die de beleidsraad heeft aangesteld conform artikel I. 8 van het Vlaamse personeelsstatuut. Het gaat meer bepaald om :
a) het personeelslid dat belast is met de leiding van de wetenschappelijke afdeling Behoud en beheer;
b) het personeelslid dat belast is met de leiding van de wetenschappelijke afdeling Collectieonderzoek;
c) het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Publiekswerking;
d) het personeelslid dat belast is met de leiding van de afdeling Bedrijfsvoering;
e) het personeelslid dat belast is met de leiding van de stafdienst Informatiemanagement;
4° het besluit van 10 oktober 2003 : het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid, gewijzigd bij de besluiten van 30 juni 2006 en 5 september 2008;
5° het Vlaamse personeelsstatuut : het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid.
Art.3. De bedragen, vermeld in dit besluit, zijn exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
Art.4. De delegaties, vermeld in dit besluit, worden uitgeoefend binnen de grenzen en met inachtneming van de voorwaarden die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst, het beleidsplan en het jaarlijks ondernemingsplan. De beslissingsbevoegdheden die bij dit besluit gedelegeerd worden, kunnen alleen uitgeoefend worden voor de aangelegenheden die tot de taken van het KMSKA behoren.
HOOFDSTUK 2. - Delegaties van algemene aard
Art.5. Als de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden bij dit besluit expliciet gedelegeerd wordt, is die delegatie ook van toepassing op :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de vermelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of die er inherent deel van uitmaken;
3° het ondertekenen van overeenkomsten in opdracht met rapporteringsplicht aan het managementcomité als de administrateur-generaal afwezig is.
Art.6. De leden van het managementcomité zijn gemachtigd om :
1° de dagelijkse briefwisseling die verband houdt met hun opdracht te ondertekenen, met uitzondering van brieven en nota's die gericht zijn aan de Vlaamse minister, bevoegd voor de culturele aangelegenheden, antwoorden op kabinetnota's en parlementaire vragen, en met behoud van de toepassing van de bijzondere regeling die geldt voor de antwoorden op brieven van het Rekenhof met betrekking tot de door het Hof geformuleerde opmerkingen;
2° gewone en aangetekende zendingen die aan hun afdeling geadresseerd zijn, in ontvangst te nemen, met uitzondering van de dagvaardingen die aan de Vlaamse Gemeenschap betekend zijn;
3° uittreksels en afschriften van documenten die verband houden met de taken van hun afdeling of stafdienst eensluidend te verklaren en af te geven;
4° staten van verschuldigde sommen goed te keuren over de presentiegelden, de reis- en verblijfkosten en andere toelagen en vergoedingen waarin het Vlaamse personeelsstatuut voorziet, met behoud van de toepassing van de beslissingen die in het Vlaamse personeelsstatuut aan een ander orgaan worden toegewezen, voor zover ze verband houden met de werking van hun afdeling;
5° zendingsaanvragen voor buitenlandse dienstverplaatsingen goed te keuren.
HOOFDSTUK 3. - Delegaties inzake organisatie, personeelsmanagement en facilitair management
Art.7. De leden van het managementcomité hebben delegatie om beslissingen te nemen over de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van hun afdeling of staf. Ze zijn gemachtigd om verloven en dienstvrijstellingen van de personeelsleden die tot hun afdeling of hun staf behoren, goed te keuren, voor zover het delegatiebesluit de bevoegdheid om ze toe te staan en toe te kennen toegewezen heeft aan het hoofd van het agentschap.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.8. De delegatie aan de leden geldt met behoud van de toepassing van de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de uitgavencyclus, en met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
Art.9. De leden van het managementcomité zijn gemachtigd om binnen de grenzen van de budgetten die aan hen zijn toegewezen en die door de administrateur-generaal bevestigd werden, in het kader van de taken die aan hun afdeling of bevoegdheidsdomein zijn toevertrouwd de beslissing te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen, het nemen van de daaraan verbonden vastleggingen, met uitzondering van de beperking, vermeld in artikel 10, het goedkeuren van verplichtingen en de daaruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vastleggen van de vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten. Deze delegatie geldt met behoud van de toepassing van de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
Art.10. Elk lid van het managementcomité moet een marge van 20 % in hun begroting reserveren die niet mag worden vastgelegd, voor de definitieve schriftelijke toestemming van de administrateur-generaal in het laatste kwartaal.
HOOFDSTUK 5. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.11. De leden van het managementcomité hebben delegatie om overheidsopdrachten te gunnen voor hun afdeling voor een bedrag van ten hoogste 9.000 euro. De leden van het managementcomité hebben delegatie om de beslissingen te nemen inzake de uitvoering van overheidsopdrachten. Voor beslissingen met een financiële weerslag geldt de delegatie alleen binnen het voorwerp van de opdracht en voor een gezamenlijk bedrag dat niet hoger mag zijn dan het initiële gunningsbedrag.
HOOFDSTUK 6. - Vervanging van de leden van het managementcomité
Art.12. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de leiding van een afdeling of een stafdienst belast is of dat personeelslid vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. Bij tijdelijke afwezigheid of verhindering van een hoofd van een afdeling of stafdienst plaatst het personeelslid dat hem vervangt boven de vermelding van zijn graad en zijn handtekening de formule : " Voor het hoofd van de afdeling/de staffunctionaris, afwezig ".
HOOFDSTUK 7. - Vervanging van de administrateur-generaal
Art.13. De administrateur-generaal van het agentschap wordt vervangen door de persoon die de hoogste in rang is van het managementcomité van de instelling. Die persoon beschikt over handtekeningbevoegdheid, met uitzondering van de domeinen die door de wetten, decreten, richtlijnen en omzendbrieven en reglementen van interne orde zijn uitgesloten. De persoon die de administrateur-generaal vervangt, tekent met de formule " Voor de administrateur-generaal, afwezig ".
HOOFDSTUK 8. - Slotbepalingen
Art.14. Over het gebruik van de bevoegdheden, vermeld in artikel 7 tot en met 10, maakt het lid van het managementcomité maandelijks een activiteitenverslag op, dat aan de administrateur-generaal wordt bezorgd.
Art.15. De administrateur-generaal kan te allen tijde de verleende delegatie of subdelegatie geheel of gedeeltelijk intrekken en individuele dossiers naar zich toe trekken.
Art.16. Dit besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Art. 17. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 juli 2011.
Brussel, 23 juni 2011.
De administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen,
P. HUVENNE