16 SEPTEMBER 2011. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de toegangsvoorwaarden voor het publiek tot sommige lokalen van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën en van de wijze van beschikbaarstelling, raadpleging en reproductie van de aldaar bewaarde archiefstukken
HOOFDSTUK I. - Voorafgaande bepalingen
Art. 1
HOOFDSTUK II. - Toegang tot de leeszalen
Art. 2-3
HOOFDSTUK III. - Beperkte toegang tot de documenten
Art. 4-6
HOOFDSTUK IV. - Voorwaarden voor het reproduceren van archiefstukken
Art. 7-16
HOOFDSTUK V. - Aansprakelijkheid
Art. 17-18
HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling
Art. 19
HOOFDSTUK I. - Voorafgaande bepalingen
Artikel 1. Voor de toepassing van dit besluit dient te worden verstaan onder :
1° " Archiefwet " : de Archiefwet van 24 juni 1955;
2° " Minister ", de minister die bevoegd is voor het Rijksarchief;
3° " Rijksarchief " : de zetels van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën;
4° " algemeen rijksarchivaris " : de algemeen directeur van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, of zijn afgevaardigde;
5° " Leeszalen " : de lokalen van een zetel van het Rijksarchief die voor het publiek toegankelijk zijn en die bestemd zijn voor de raadpleging van archiefstukken;
6° " Lezer " : de bezoeker die de toegangsvoorwaarden vervult en die als zodanig is ingeschreven;
7° " Archiefstukken " : alle stukken die, ongeacht hun datum, materiële vorm, ontwikkelingsstadium of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten bij een overheidsinstantie, een privaat persoon, een vennootschap of een privaatrechtelijke vereniging die ze heeft ontvangen, verworven of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of tot behoud van zijn of haar rechten en plichten.
In de in het vorige lid vermelde documenten zijn begrepen die welke van rechtswege tot het domein van de Belgische Staat en van zijn voorgangers zijn gaan behoren via overdracht onder bezwarende titel of om niet, incorporatie, secularisatie, nationalisatie, verbeurdverklaring, devolutie, gift of legaat.
HOOFDSTUK II. - Toegang tot de leeszalen
Art.2. De leeszalen zijn uitsluitend toegankelijk voor het raadplegen van publieke documenten.
Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder "publieke documenten" de archiefstukken die aan het publiek ter inzage kunnen worden gegeven krachtens de geldende wettelijke bepalingen.
Art.3. De Minister legt, op voorstel van de algemeen rijkarchivaris, het huishoudelijk reglement vast van de leeszalen van het Rijksarchief.
In dat reglement worden met name de in artikelen 193, 213, 241, 242 en 527 van het Strafwetboek vastgelegde sancties in herinnering gebracht in geval van aantasting of vernietiging van archiefstukken.
HOOFDSTUK III. - Beperkte toegang tot de documenten
Art.4. Originele publieke documenten in slechte staat of waarvan de raadpleging een risico vormt voor de integriteit ervan of de duurzaamheid van de bewaring ervan kunnen in de vorm van een kopie bij het Rijksarchief worden geraadpleegd.
Art.5. Archiefstukken waarvoor beperkingen worden gespecificeerd in de overeenkomst van bewaargeving of de schenkingsverklaring kunnen worden geraadpleegd overeenkomstig de in de overeenkomst van bewaargeving of de schenkingsverklaring vermelde modaliteiten.
Art.6. Archiefbestanden die geïnventariseerd, gemicrofilmd of gedigitaliseerd worden, kunnen worden geraadpleegd voor zover het aan de gang zijnde inventariseren, microfilmen of digitaliseren niet wordt verstoord.
HOOFDSTUK IV. - Voorwaarden voor het reproduceren van archiefstukken
Art.7. Publieke documenten waarvan de Staat eigenaar is of waarvan de eigenaar uitdrukkelijk de reproductie toegestaan heeft, kunnen digitaal of in gedrukte vorm worden gereproduceerd.
De reproductie is beperkt tot archiefstukken die geen betekenisvol onderdeel uitmaken van een archiefbestand.
Art.8. Voor elke reproductie is de toestemming van de dienstchef of van zijn gemachtigde vereist.
Voor elke reproductie wordt een vergoeding betaald die is vastgelegd in het tarief voor door het Rijksarchief geleverde prestaties.
Art.9. Het Rijksarchief behoudt zich het recht voor elke aanvraag voor een kopie door te verwijzen naar de Koninklijke Bibliotheek van België of een andere openbare bibliotheek als het een kopie van gedrukte werken betreft die ook in hun collecties voorhanden zijn.
Art.10. Al wie een reproductie vraagt, verbindt er zich schriftelijk toe de wettelijke bepalingen ter zake na te leven, in het bijzonder de wetgeving op het gebied van het auteursrecht.
Art.11. Een document reproduceren met een apparaat dat het document kan beschadigen is niet toegestaan.
Art.12. Bij elke reproductie en bij elk gebruik van een document is de vermelding van zijn herkomst verplicht. De herkomstvermelding bestaat uit de naam van de archiefbewaarplaats, de naam van het archiefbestand of de verzameling en het volgnummer.
Art.13. Elke gehele of gedeeltelijke door het Rijksarchief toegestane reproductie, elke omzetting op een andere drager of elke vervorming is verboden zonder een nieuwe toestemming van het Rijksarchief.
Art.14. Vrijstelling van vergoeding kan worden toegestaan voor publicaties met een exclusief wetenschappelijk of educatief karakter. De verantwoording hiervoor moet schriftelijk worden uiteengezet aan de algemeen rijksarchivaris en vergezeld zijn van een schriftelijk advies van het diensthoofd van de archiefbewaarplaats waar de documenten worden bewaard.
Art.15. Een voorafgaande toestemming van de algemeen rijksarchivaris is vereist voor elke afdruk als illustratie in een digitale onlinepublicatie (stilstaand beeld), in een film (bewegende beelden) voor eenmalige uitzending of voor verspreiding via video of dvd alsook voor de opname en duplicering van een microfilm, voor de digitalisering van een microfilm, voor opname en duplicering van een digitaal bestand.
Art.16. Bij digitalisering van een origineel of van een microfilm heeft het Rijksarchief recht op een digitale kopie.
HOOFDSTUK V. - Aansprakelijkheid
Art.17. § 1. Bij niet-naleving van een bepaling van dit besluit of van het huishoudelijk reglement krijgt de lezer een schriftelijke waarschuwing.
§ 2. Zo de lezer die waarschuwing niet ter harte neemt, kan de verantwoordelijke van de betrokken zetel van het Rijksarchief de toegangskaart van die lezer tijdelijk ontnemen.
§ 3. Zo de lezer dit besluit of het huishoudelijk reglement overduidelijk of herhaaldelijk niet naleeft, kan hem definitief de toegang tot de leeszalen worden ontzegd door de algemeen rijksarchivaris.
§ 4. De lezer kan bij de algemeen rijksarchivaris schriftelijk beroep aantekenen tegen de beslissingen als bedoeld in §§ 1 en 2.
§ 5. De lezer kan bij de Minister schriftelijk beroep aantekenen tegen de beslissingen als bedoeld in § 3.
§ 6. Het beroep als bedoeld in §§ 4 en 5 is niet opschortend. De definitieve beslissing wordt aangetekend aan de betrokkene meegedeeld.
§ 7. Zo een lezer daden verricht die onder het strafrecht vallen, onderneemt het Rijksarchief de nodige acties ten aanzien van de rechterlijke instanties.
Art.18. De lezer is burgerrechtelijk aansprakelijk voor de eventuele schade die hij toebrengt aan archiefstukken of de verpakking ervan, het meubilair, de apparatuur of de uitrusting van het Rijksarchief. Naast de administratieve kosten moet hij het Rijksarchief volledig vergoeden.
Voor elke betwisting richt de lezer zich tot het hoofd van de betrokken zetel van het Rijksarchief.
HOOFDSTUK VI. - Slotbepaling
Art. 19. Onze Minister van Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Brussel, 16 september 2011.
ALBERT
Van Koningswege :
De Minister van Wetenschapsbeleid,
Mevr. S. LARUELLE