25 JUNI 2010. - Huishoudelijk reglement van de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen(NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 13-07-2010 en tekstbijwerking tot 14-06-2019)
A. Verkiezingen
Art. 1-9
B. Zittingen
Art. 10-20
B/bis. [1 Werking van de bestuurscommissie]1
Art. 20/bis, 20/ter
C. Publicaties
Art. 21-23
D. Jaarlijkse wedstrijden
a) Opstellen van de vragen en indiening van de werken
Art. 24-30
b) Beoordeling van de ingediende werken
Art. 31-35
A. Verkiezingen
Artikel 1. De verkiezingen met het oog op het voordragen van de kandidaturen voor de openstaande plaatsen van gewoon, geassocieerd of corresponderend lid van de Academie worden gehouden in april. Dit geldt eveneens voor de verkiezing van de leden honoris causa.
Art.2. Een Belgisch corresponderend lid dat zich in België vestigt, kan bij de Vast Secretaris een schriftelijke aanvraag indienen om geassocieerd lid te worden.
Art.3. In de oproepingsbrief waarmee de betrokken klasse wordt bijeengeroepen moeten de voordracht en de bespreking van de kandidaturen evenals de verkiezing vermeld worden, met nauwkeurige opgave van dag en uur.
Art.4. Voor elke openstaande plaats worden de kandidaturen in besloten vergadering voorgedragen. Hierbij moet gestreefd worden naar een harmonisch evenwicht tussen de verschillende wetenschapstakken.
De kandidaturen moeten schriftelijk en minstens dertig dagen vóór de zitting tijdens dewelke zij zullen voorgesteld worden aan de Vast Secretaris bezorgd worden; ze moeten door drie gewone of eregewone leden (peters) ondertekend zijn en vergezeld zijn van een curriculum vitae waarin volgende gegevens verstrekt worden : naam en voornaam van de kandidaat, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat en nationaliteit, volledig adres, titels en diploma's, functie en werkzaamheden, wetenschappelijke opdrachten, lidmaatschap geleerde genootschappen, eervolle onderscheidingen en titels van de belangrijkste publicaties.
Bij de voorstelling moeten de peters erover waken de aanspraak van hun kandidaat te onderstrepen aan de hand van, onder andere, diens publicaties, waarvan de belangrijkste moeten worden voorgelegd.
De voorstelling van de kandidaten, gevolgd door de stemming, zal enkel kunnen plaatsvinden indien minstens tien leden aanwezig zijn. Is het quorum in april niet bereikt, dan worden de voorstelling van de kandidaten en de verkiezing tot de meizitting uitgesteld onder dezelfde voorwaarden.
Art.5. De verkiezing geschiedt bij volstrekte meerderheid van stemmen, uitgebracht in geheime stemming.
De verkozen kandidaten nemen de openstaande plaatsen in in functie van het aantal verworven stemmen. Indien het aantal verkozen kandidaten groter is dan het aantal openstaande plaatsen, kan de kandidatuur van de overblijvende kandidaten het volgende jaar opnieuw ingediend worden.
In geval van gelijkheid van stemmen is de oudste kandidaat verkozen.
Art.6. Het tellen van de stemmen gebeurt door de directeur bijgestaan door twee onder de aanwezige leden gekozen assessoren.
Art.7. Wie familielid of verwant is van een kandidaat, tot de derde graad inbegrepen, mag noch aan het voordragen noch aan de stemming deelnemen.
Art.8. Tijdens haar aprilzitting houdt de klasse in besloten vergadering een gedachtenwisseling over de aanwijzing van de vice-directeur.
Art.9. Tijdens haar meizitting verkiest iedere klasse, in besloten vergadering, onder haar gewone leden, een vice-directeur voor het volgende jaar. Hij vervangt in deze hoedanigheid de directeur wanneer deze verhinderd is. Na afloop van dat jaar oefent hij gedurende één jaar de functie van directeur uit.
B. Zittingen
Art.10.Ten minste acht dagen vóór elke vergadering verzendt de Vast Secretaris de [1 oproepen]1 naar de leden die in België verblijven. Ze vermelden de voornaamste punten van de agenda.
----------
(1)<VARIA 2018-05-26/01, art. M, 002; Inwerkingtreding : 14-06-2019>
Art.11. De directeur staat in voor het goede verloop van de zittingen. Hij duidt de te behandelen onderwerpen aan, leidt de besprekingen, legt de voorstellen ter stemming, verzamelt de stemmen, deelt het resultaat mee en acteert, met de Vast Secretaris, de goedkeuring van de notulen door de klasse.
Art.12. De beslissingen worden genomen bij volstrekte meerderheid van de aanwe-zige leden. Er wordt gestemd ofwel door de hand op te steken, ofwel bij naamafroeping, ofwel bij geheime stemming. Deze laatste stemwijze is verplicht wanneer ten minste vijf leden erom vragen of wanneer het personen betreft.
Bij staking van stemmen is de directeur van de klasse bevoegd te beslissen.
Art.13. In afwezigheid van de directeur en van de vice-directeur neemt het gewoon lid met de hoogste anciënniteit het voorzitterschap waar.
Art.14. Geen enkele lezing of toespraak betreffende eenzelfde onderwerp mag langer dan een half uur duren zonder een beslissing van de klasse.
Art.15. Niemand mag onderbroken worden terwijl hij aan het woord is, behalve ingeval de directeur een redenaar die een bepaling van het reglement overtreedt of die van het besproken onderwerp afwijkt, interpelleert.
Art.16. Na de voorstelling van een mededeling door een spreker - niet-lid van de Academie beslist de klasse of zij al dan niet de publicatie van de tekst in overweging wil nemen.
Art.17. Elk jaar, tijdens de meizitting, beslist elke klasse over het toekennen van de prijzen van de wedstrijden.
Art.18. Uitnodiging op de klassezittingen van personen die niet tot de Academie behoren.
De leden van de Academie mogen, volgens de hierna vermelde procedure, kandidaat-sprekers - niet-leden van de Academie voorstellen om een lezing voor de klasse te geven. De voorstellen moeten ten laatste één week vóór de vergadering van het Bureau, dat over hun geschiktheid beslist, aan de Vast Secretaris overgemaakt worden. De uitnodiging van sprekers - niet-leden geeft geen enkel recht op vergoeding door de Academie van reis- en verblijfkosten of honoraria en mag in geen geval verbintenissen scheppen voor de Academie.
De Vast Secretaris en de klassedirecteur kunnen personen die niet tot de Academie behoren uitnodigen om de klassezittingen bij te wonen. Elke spreker mag naar keuze vijf personen uitnodigen. Hij moet de Vast Secretaris minstens twee weken op voorhand hun namen en andere nuttige informatie over deze personen meedelen.
Art.19. Elk jaar in oktober houden de drie klassen van de Academie samen een plenaire zitting waarvan de agenda het verslag van de Vast Secretaris moet omvatten, evenals de proclamatie van de uitslagen van de wedstrijden.
Art.20. De (ere)gewone, (ere)geassocieerde en (ere)corresponderende leden hebben recht op presentiegeld voor elke plenaire of klassezitting en elke commissie- of werkgroepvergadering die zij bijwonen. Indien zij buiten een straal van 25 km rond Brussel wonen, wordt hen bovendien voor elke dag waarop vergaderd wordt een verblijfsvergoeding toegekend, vermeerderd met de reiskosten per spoor in eerste klasse van hun verblijfplaats naar Brussel en terug. Indien zij in het buitenland verblijven worden hun alleen de kosten van de reis op Belgisch grondgebied terugbetaald.
B/bis. [1 Werking van de bestuurscommissie]1
----------
(1)
Art. 20/bis. [1 De bestuurscommissie vergadert minstens tweemaal per jaar.
De Vast secretaris roept schriftelijk minstens vijf werkdagen vooraf de leden van de commissie samen, en dat ambtshalve of op gemotiveerd verzoek van een derde van de leden van de commissie.
De uitnodiging vermeldt nauwkeurig de agenda die met name elk punt moet bevatten voorgesteld door een lid en dat de Vast secretaris minstens tien werkdagen vóór de vergadering heeft bereikt.
De Vast secretaris stuurt de leden van de bestuurscommissie, minstens drie werkdagen vóór de datum van de vergadering, de documenten met betrekking tot de agendapunten. Wanneer de zaak spoed vereist, kan dat via elektronische weg gebeuren uiterlijk de dag vóór de vergadering.
De leden van de commissie kunnen een ander lid van de commissie volmacht geven om hen te vertegenwoordigen op de vergadering.
Elk lid mag niet meer dan één volmacht dragen.]1
----------
(1)<Ingevoegd bij VARIA 2018-05-26/01, art. M, 002; Inwerkingtreding : 14-06-2019>
Art. 20/ter. [1 In spoedeisende gevallen of bij met redenen omklede noodzaak, kunnen de leden van de bestuurscommissie schriftelijk worden geraadpleegd tussen twee gewone vergaderingen.
De regels voor die raadpleging worden vastgelegd door de Vast secretaris.
Die regels moeten minstens de communicatiemedia aangeven waarop een beroep kan worden gedaan om de leden te raadplegen, alsook de inhoud van de schriftelijke raadpleging, de kanalen via welke de leden hun stem kunnen laten horen in verband met het voorgelegde voorstel en de termijn waarin die moet worden uitgebracht.
De beraadslaging van de bestuurscommissie is slechts geldig als de meerderheid van zijn leden haar stem in de vereiste vormen en termijnen heeft laten kennen.
De beslissingen worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen beslist de stem van de Voorzitter.
Elke beslissing genomen conform de procedure als bedoeld in het eerste lid, moet formeel worden bekrachtigd tijdens de eerstvolgende vergadering van de bestuurscommissie.]1
----------
(1)<Ingevoegd bij VARIA 2018-05-26/01, art. M, 002; Inwerkingtreding : 14-06-2019>
C. Publicaties
Art.21. De Academie publiceert :
1. De Mededelingen der Zittingen;
2. Verhandelingen;
3. Acta van conferenties;
4. De Belgische Overzeese Biografie;
5. De Fontes Historiae Africanae reeks;
6. De Verzameling van Historische Bijdragen;
De Mededelingen der Zittingen
Dit is het tijdschrift van de Academie.
Elke jaargang bestaat uit vier afleveringen : de eerste aflevering, het Jaarboek, bevat alle administratieve gegevens (ledenbestand, samenstelling commissies, reglementen wedstrijden en prijzen, wedstrijdvragen, laureatenpalmares, notulen, enz.); de overige drie afleveringen (één per klasse) zijn voorbehouden voor de publicatie van de teksten van de wetenschappelijke voordrachten die tijdens de zittingen werden gehouden. Het aantal bladzijden ligt niet vast; het aantal artikelen kan van jaar tot jaar verschillen.
Een voordracht van een spreker - niet-lid van de Academie kan enkel gepubliceerd worden na gunstig advies van de klasse, nadat deze kennis heeft genomen van de commentaren van minstens twee verslaggevers, aangeduid tijdens de zitting van de voordracht.
Verhandelingen
Elke verhandeling is een monografie waarvan de publicatie door de betrokken klasse werd aanvaard na goedkeuring door een leescommissie.
Elke klasse heeft haar verhandelingenreeks.
Werken die werden voorgelezen of aan de Academie werden voorgelegd om in de reeks verhandelingen gedrukt te worden, worden vermeld in de notulen van de zitting tijdens dewelke zij werden voorgesteld.
Acta van conferenties
De voordrachten die tijdens openbare manifestaties werden gehouden, kunnen door de Academie in de reeks acta gepubliceerd worden na goedkeuring door een leescommissie.
De Belgische Overzeese Biografie
De Belgische Overzeese Biografie is een verzameling levensbeschrijvingen gewijd aan Belgen en niet-Belgen die overzee werkten en bijdroegen tot 's lands faam. Dit werk/deze serie wordt uitgegeven onder toezicht van de Commissie voor de Belgische Overzeese Biografie.
De Fontes Historiae Africanae reeks
Fontes Historiae Africanae/Bronnen van de Afrikaanse geschiedenis is een internationaal publicatieproject om kritische edities van bronnen van de geschiedenis van Afrika ten zuiden van de Sahara te publiceren.
De Verzameling van Historische Bijdragen
In deze reeks worden verzamelwerken gepubliceerd bestaande uit een reeks originele bijdragen gebaseerd op in vele gevallen onuitgegeven bronnen.
Art.22. Voor het indienen van manuscripten moeten de auteurs zich schikken naar de richtlijnen van de Academie.
Art.23. De drukker mag slechts tot drukken overgaan nadat hij de toestemming van de Vast Secretaris heeft gekregen.
D. Jaarlijkse wedstrijden
a) Opstellen van de vragen en indiening van de werken
Art.24. Elke klasse schrijft jaarlijks een wedstrijd uit over een vraag die verband houdt met de door haar behandelde materies.
Tijdens haar februarizitting bepaalt elke klasse het thema waarover de vraag zal handelen en duidt zij twee leden aan om ze op te stellen. Tijdens haar maartzitting legt elke klasse de tekst van de vraag definitief vast. Deze vraag moet voldoende ruim geformuleerd worden zodat het tot een echte competitie kan komen.
Art.25. De wedstrijd is toegankelijk voor wetenschappers wereldwijd zonder enige leeftijdsbeperking. De leden van de Academie mogen niet deelnemen.
Art.26. Elk door de Academie voor de jaarlijkse wedstrijd bekroonde werk krijgt een prijs in speciën.
Art.27. Het voor de jaarlijkse wedstrijd van de Academie ingediende werk moet een origineel en recent (max. drie jaar oud) wetenschappelijk manuscript zijn : een doctoraal proefschrift of een werk van ten minste hetzelfde niveau.
Het werk mag niet uitgegeven zijn vóór de bekendmaking van de vraag.
Het indienen van een werk voor de jaarlijkse wedstrijd impliceert dat de potentiële laureaat instemt met de voorwaarden die aan het aanvaarden van de prijs verbonden zijn.
Art.28. De Academie neemt werken in het Nederlands, het Frans, het Duits, het Engels en het Spaans in overweging.
Art.29. De auteurs van de voor de wedstrijd ingediende werken mogen anoniem blijven. In dat geval voegen zij bij hun werk een verzegelde enveloppe met daarin hun naam en adres en voorzien van een duidelijk herkenbaar devies dat ook aan het begin van hun werk terug te vinden is. Deze enveloppe wordt opengemaakt na de toekenning van de prijs.
Art.30. De voor de wedstrijd ingediende werken moeten in vijf exemplaren op het secretariaat van de Academie toekomen vóór 1 maart van het tweede kalenderjaar dat op de publicatie van de vragen volgt.
b) Beoordeling van de ingediende werken
Art.31. Tijdens hun maartzitting duiden de klassen voor elk werk drie lezers aan om het te onderzoeken en er voor de jury een verslag over op te stellen.
Art.32. De jury wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Academie en is samengesteld uit zes gewone of eregewone leden, nl. twee per klasse, hetzij een per taalrol. Zij worden voor twee jaar aangeduid door de klasse. Elk jaar tijdens de maartzitting wordt de helft van de jury hernieuwd.
Art.33. De prijzen worden in de maand mei door de klasse toegekend nadat zij het verslag van de jury gelezen en goedgekeurd heeft. De auteur van het bekroonde werk zal de titel van " Laureaat van de Koninklijke Academie voor Overzeese Wetenschappen " dragen.
Art.34. Na toekenning van de prijzen blijven de werken op het secretariaat van de Academie ter beschikking van de leden.
Art. 35. Het huishoudelijk reglement dat werd goedgekeurd door de Ministers van Onderwijs op 30 juli 1984 wordt opgeheven.