1 OKTOBER 2010. - Besluit van het afdelingshoofd van de afdeling Schoonmaak en Catering houdende subdelegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking van de afdeling Regionale Dienstverlening
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 5-6
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake personeelsmanagement en facilitair management
Art. 7
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 8
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 9-12
HOOFDSTUK 6. - Inwerkingtredingsbepaling
Art. 13
HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen
Artikel 1. § 1. Dit besluit is van toepassing op de afdeling Regionale Dienstverlening van het Agentschap voor Facilitair Management.
§ 2. De in § 1 vermelde afdeling Regionale Dienstverlening bestaat uit de volgende teams :
a. horizontale indeling
1° Schoonmaak
2° Catering
3° Uitvoering Bouwprojecten
4° Beheer Gebouwen
b. verticale indeling
5° Regio West
6° Regio Centrum
7° Regio Oost
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1° minister : het lid van de Vlaamse Regering dat bevoegd is voor het beleidsdomein Bestuurszaken waartoe het Agentschap voor Facilitair Management behoort;
2° administrateur-generaal : de administrateur-generaal van het Agentschap voor Facilitair Management;
3° afdelingshoofd : het afdelingshoofd van de afdeling Regionale Dienstverlening;
4° teamhoofd : het personeelslid dat door het afdelingshoofd belast is met de leiding van een team.
5° regioverantwoordelijke : het personeelslid dat door het afdelingshoofd belast is met de leiding over een regio.
6° gemachtigde personeelsleden : de in artikel 5, § 2, van dit besluit genoemde personeelsleden en, bij hun tijdelijke afwezigheid of verhindering, de eveneens in artikel 5, § 2, van dit besluit genoemde personeelsleden van de afdeling Regionale Dienstverlening.
Art.3. § 1. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst.
§ 2. De gemachtigde personeelsleden kunnen, ieder wat hem of haar betreft, de bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden enkel uitoefenen inzake de aangelegenheden die tot de taken van de afdeling Regionale Dienstverlening, behoren.
§ 3. Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1° de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de in § 2 bedoelde aangelegenheden;
2° de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3° het afsluiten van overeenkomsten.
Art.4. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK 2. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.5. § 1. De in § 2 vermelde inhoudelijke ordonnateurs hebben, ieder wat hem of haar betreft, delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting van de afdeling Regionale Dienstverlening en binnen de perken van de in deze begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen en het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
De in het eerste lid bedoelde delegatie
1° is beperkt tot 5.500 euro;
2° geldt niet voor het aangaan van dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen of voor het goedkeuren of betalen van uitgaven die daarmee verbonden zijn.
§ 2. Worden aangesteld in de hoedanigheid van inhoudelijk ordonnateur :
1° het teamhoofd voor de Schoonmaak;
2° het teamhoofd voor de Catering;
3° het teamhoofd voor de Uitvoering Bouwprojecten;
4° het teamhoofd voor het beheer Gebouwen;
§ 3. Met betrekking tot de niet aan de gemachtigde personeelsleden gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan berust, hebben deze inhoudelijke ordonnateurs delegatie om de administratieve beslissingen en handelingen te nemen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal, het afdelingshoofd of een ander orgaan.
Art.6. De delegatie aan de gemachtigde personeelsleden, zoals voorzien in artikel 5, geldt onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en onverminderd de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK 3. - Delegatie inzake personeelsmanagement en facilitair management
Art.7. § 1 Onverminderd andersluidende bepalingen, hebben de gemachtigde personeelsleden, ieder wat hem of haar betreft, delegatie om de verloven en dienstvrijstellingen aan de personeelsleden van de afdeling Regionale Dienstverlening toe te staan en toe te kennen en de regularisatieformulieren met betrekking tot de standaardwerktijdregeling te ondertekenen.
§ 2 Inzake facilitair management hebben de gemachtigde personeelsleden, zoals voorzien in artikel 5, en de regioverantwoordelijken van de Regio Oost, de Regie West en de Regio Centrum delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de uitrusting en de werking van zijn/haar afdeling, met uitzondering van de huisvesting en de informatie- en communicatiesystemen.
HOOFDSTUK 4. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.8. § 1. De in artikel 3, § 2 vermelde personen hebben delegatie, ieder wat hem of haar betreft, om voor de afdeling Regionale Dienstverlening werken, leveringen en diensten te gunnen tot een bedrag van 5.500 euro.
§ 2. Van het in § 1. vermelde bedrag kan afgeweken worden ingeval van hoogdringendheid in gevallen van dringende noodzakelijkheid, bedoeld in artikel 17, § 2, 1°, c en 39, § 2, 1°, c, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten in geval van afwezigheid van het afdelingshoofd.
§ 3. De in artikel 5, § 2 vermelde personen hebben delegatie, ieder wat hem of haar betreft en in geval van afwezigheid van het afdelingshoofd, om voor de afdeling Regionale Dienstverlening bestellingen te doen op grond van een bestellingsopdracht, binnen het voorwerp en de bepalingen van de bestellingsopdracht, als de bestelling de volgende bedragen niet overschrijdt :
1° 500.000 euro voor werken :
2° 300.000 euro voor leveringen;
3° 100.000 euro voor diensten.
§ 4. De gemachtigde personeelsleden staan bovendien in voor de eenvoudige uitvoering van de opdrachten voor de aanneming van leveringen of diensten die zij of hun hiërarchische meerderen hebben gegund. Onder eenvoudige uitvoering dient te worden verstaan het nemen van alle maatregelen en beslissingen die ertoe strekken het voorwerp van de opdracht te verwezenlijken, voor zover die binnen de perken van de aanneming blijven.
§ 5. Alle vastleggings- en betalingsdocumenten worden ondertekend door het afdelingshoofd, behalve voor de overeenkomsten voor werken, leveringen en diensten die een bedrag van 5.500 euro exclusief btw niet overschrijden en zijn vrijgesteld van het voorafgaand visum van de controleur der vastleggingen. Deze laatste moeten elektronisch gevalideerd worden door het teamhoofd.
HOOFDSTUK 5. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.9. § 1. De gemachtigde personeelsleden nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
§ 2. Het gebruik van de verleende delegaties kan door het afdelingshoofd nader worden geregeld.
Art.10. De gemachtigde personeelsleden zijn ten aanzien van het afdelingshoofd verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties.
Art.11. § 1. Over het gebruik van de verleende delegaties wordt driemaandelijks verantwoording afgelegd door middel van een rapport dat door de gemachtigde personeelsleden aan het afdelingshoofd wordt voorgelegd. Het rapport bevat de nodige informatie over de beslissingen die met toepassing van de verleende delegaties in de betrokken periode werden genomen. Het afdelingshoofd kan, buiten deze verplichte rapportering, op ieder ogenblik aan de gemachtigde personeelsleden verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Het periodieke rapport wordt opgemaakt op de wijze bepaald door het afdelingshoofd.
Het afdelingshoofd kan nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid in het rapport verstrekt moet worden en kan een verplicht te volgen schema voor de rapportering vaststellen.
Art.12. Het afdelingshoofd heeft het recht om, bij haar beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door het afdelingshoofd.
HOOFDSTUK 6. - Inwerkingtredingsbepaling
Art. 13. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 oktober 2010.
Brussel, 1 oktober 2010.
Het afdelingshoofd van de afdeling Regionale Dienstverlening,
M. VANWINGH