5 JUNI 2009. - Besluit van de secretaris-generaal houdende bekendmaking van de toepasselijke Internationale Standaard inzake de Bescherming van de Persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens
Art. 1-3
BIJLAGE.
Art. N1-2N1
Artikel 1. Vanaf 1 juni 2009 is de Internationale Standaard inzake de Bescherming van de Privacy en Persoonlijke Informatie, als bijlage 5 gevoegd bij het besluit van de secretaris-generaal van 17 december 2008 houdende bekendmaking van de toepasselijke Code en toepasselijke standaarden, als vermeld in artikel 36 van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 juni 2008 houdende uitvoering van het decreet van 13 juli 2007 inzake medisch verantwoorde sportbeoefening, niet langer van toepassing.
De vanaf 1 juni 2009 toepasselijke Internationale Standaard inzake de Bescherming van de Persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, is als bijlage bij dit besluit gevoegd.
Art.2. Dit besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Art.3. Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 juni 2009.
Brussel, 5 juni 2009.
De secretaris-generaal van het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media,
Mevr. Ch. CLAUS
BIJLAGE.
Art. N1. DE WERELDANTIDOPINGCODE - INTERNATIONALE STANDAARD - BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER EN PERSOONSGEGEVENS - Juni 2009
WERELDANTIDOPINGAGENTSCHAP
speel eerlijk
Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens
De Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens werd op 9 mei 2009 voor het eerst aangenomen en goedgekeurd door het Uitvoerend Comité van het Wereldantidopingagentschap. In bijlage bevindt zich versie 2.0 van dit document dat in werking treedt op 1 juni 2009.
Uitgegeven op 11 mei 2009 door :
World Anti-Doping Agency
Stock Exchange Tower
800 Place Victoria (Suite 1700)
PO Box 120
Montreal, Quebec,
Canada H4Z 1B7
URL : www.wada-ama.org
Tel. : +1 514 904 9232
Fax : +1 514 904 8650
E-mail : info@wada-ama.org
VOORWOORD
De Wereldantidoping Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens is een verplichte Internationale Standaard van niveau 2 die werd opgesteld in het kader van het Wereldantidopingprogramma.
Het WADA en de Antidopingorganisaties moeten er allebei voor zorgen dat Persoonsgegevens die Verwerkt worden in verband met Antidopingactiviteiten, beschermd worden zoals opgelegd door de geldende wetten, principes en standaarden inzake gegevensbescherming en privacy. Het hoofddoel van deze Internationale Standaard bestaat erin te verzekeren dat organisaties en personen die betrokken zijn bij de strijd tegen doping in de sport, de Persoonsgegevens die ze Verwerken correct, toereikend en efficiënt beschermen, ongeacht of dit al dan niet opgelegd wordt door de geldende wetgeving.
Dit document werd herzien, besproken en voorbereid door een referentiegroep van WADA- experts die in het bijzonder rekening hebben gehouden met de uit 1980 daterende Richtsnoeren inzake de Bescherming van de Privacy en het Grensoverschrijdende Verkeer van Persoonsgegevens van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO), met het Verdrag tot Bescherming van Personen met betrekking tot de Geautomatiseerde Verwerking van Persoonsgegevens van de Raad van Europa (ETS nr. 108), met de Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens, en met andere internationale en regionale regels en standaarden inzake de persoonlijke levenssfeer.
De officiële tekst van de Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens wordt bijgehouden door het WADA en zal worden gepubliceerd in het Engels en het Frans. In geval van enige tegenstrijdigheid tussen de Engelse en de Franse versie is de Engelse versie beslissend.
De Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens versie 2.0 zal van kracht worden op 1 juni 2009. Hij zal nu en dan, indien nodig, geactualiseerd worden om aanpassingen in de geldende wetten en antidopingpraktijken weer te geven.
Art. 1N1. DEEL EEN : INLEIDING, BEPALINGEN VAN DE CODE EN DEFINITIES
1.0 Inleiding en werkkader
De doelstelling van de Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens bestaat erin te verzekeren dat Antidopingorganisaties de Persoonsgegevens die ze Verwerken bij de uitvoering van antidopingprogramma's correct, toereikend en efficiënt beschermen, in erkenning van het feit dat Persoonsgegevens die verzameld worden in het kader van de strijd tegen doping de privacyrechten en belangen van personen die betrokken zijn bij de georganiseerde sport kunnen beïnvloeden en bezwaren.
De Code in het bijzonder eist dat de Atleten en de Atletenbegeleiders een belangrijk aantal Persoonsgegevens verschaffen aan Antidopingorganisaties. Bijgevolg is het van essentieel belang dat de Antidopingorganisaties de door hen verzamelde Persoonsgegevens naar behoren beschermen om te voldoen aan alle wettelijke
standaarden en het voortdurende vertrouwen en geloof van diegenen die deelnemen aan georganiseerde sport te verzekeren.
De Code erkent en bevestigt het belang van de verzekering dat de privacybelangen van personen die deelnemen aan antidopingprogramma's op basis van de Code ten volle geëerbiedigd worden. Ter ondersteuning van dit engagement biedt deze Internationale Standaard verplichte regels en standaarden met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens door Antidopingorganisaties.
Net zoals andere Internationale Standaarden die tot op heden werden ontwikkeld en geïmplementeerd, beschrijft ook deze Internationale Standaard een minimum aan gemeenschappelijke regels die Antidopingorganisaties moeten naleven bij het verzamelen en verwerken van Persoonsgegevens op grond van de Code. In sommige gevallen vereisen de geldende wetten van de Antidopingorganisaties dat ze regels of standaarden toepassen die verder gaan dan degene beschreven in deze Standaard. In deze Internationale Standaard worden definities die ook voorkomen in de Code in cursief gezet, terwijl definities die bijkomend werden gecreëerd voor deze Internationale Standaard onderstreept worden.
2.0 Bepalingen van de Code
De volgende artikelen in de Code zijn rechtstreeks relevant voor deze Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens :
Code Artikel 14 Vertrouwelijkheid en rapportage
De Ondertekenaars gaan akkoord met de principes van de coördinatie van antidopingresultaten, openbare transparantie en verantwoordelijkheid en respect voor de privacybelangen van personen die worden beschuldigd van het overtreden van antidopingregels.
Code Artikel 14.1.5.
De ontvangende organisaties mogen deze informatie niet bekendmaken aan andere Personen dan diegenen die de informatie nodig hebben (dit omvat het respectieve personeel van het bevoegde Nationaal Olympisch Comité, de Nationale Federatie en het team bij een Teamsport ) tot de Antidopingorganisatie die verantwoordelijk is voor het resultatenbeheer de zaak publiekelijk bekend heeft gemaakt of nagelaten heeft dit publiekelijk bekend te maken volgens de voorschriften in het onderstaande Artikel 14.2.
Code Artikel 14.2 Publiekelijke bekendmaking
Code Artikel 14.2.1
De identiteit van gelijk welke Atleet of enige andere Persoon die door een Antidopingorganisatie wordt beschuldigd van het overtreden van de antidopingregels, mag enkel publiekelijk bekendgemaakt worden door de Antidopingorganisatie die verantwoordelijk is voor het resultatenbeheer als dit gemeld is aan de Atleet of andere Persoon in overeenstemming met de Artikelen 7.2, 7.3 of 7.4 of aan de bevoegde Antidopingorganisaties in overeenstemming met Artikel 14.1.2.
Code Artikel 14.2.3
Telkens na een hoorzitting of beroep blijkt dat de Atleet of andere Persoon geen dopingovertreding heeft begaan, mag deze beslissing slechts publiekelijk bekendgemaakt worden indien men daartoe de toestemming heeft van de Atleet of andere Persoon op wie de beslissing betrekking heeft. De Antidopingorganisatie die verantwoordelijk is voor het resultatenbeheer moet redelijke inspanningen leveren om deze toestemming te verkrijgen en moet na verkrijging van die toestemming de beslissing hetzij volledig, hetzij in een door de Atleet of andere Persoon goedgekeurde opmaak publiekelijk bekendmaken.
Code Artikel 14.2.4
Krachtens Artikel 14.2 is slechts voldaan aan de verplichting van bekendmaking wanneer de vereiste informatie minstens op de website van de Antidopingorganisatie is geplaatst en daar blijft staan gedurende minstens één (1) jaar.
Code Artikel 14.2.5
Geen enkele Antidopingorganisatie of door het WADA geaccrediteerd laboratorium, noch enige ambtenaar ervan mogen publiekelijk commentaar geven op de specifieke feiten van een hangende zaak (te onderscheiden van een algemene beschrijving van verwerking en wetenschap), behalve wanneer het gaat om een reactie op publieke verklaringen van de Atleet, een andere Persoon of hun vertegenwoordigers.
Code Artikel 14.3 Verblijfsgegevens van de Atleet
Zoals ook vermeld wordt in de Internationale Standaard voor Dopingtests, moeten Atleten die door hun Internationale Federatie of Nationale Antidopingorganisatie zijn aangeduid voor opname in een Geregistreerde Doelgroep voor Dopingcontrole correcte en actuele verblijfsgegevens verstrekken. De Internationale Federaties en Nationale Antidopingorganisaties moeten de identificatie van de Atleten en het verzamelen van actuele verblijfsgegevens coördineren en deze gegevens doorgeven aan het WADA. Deze informatie wordt, waar redelijkerwijs haalbaar via ADAMS, beschikbaar gesteld aan andere Antidopingorganisaties die bevoegd zijn om de Atleet te controleren zoals vermeld in Artikel 15. Deze informatie moet te allen tijde strikt vertrouwelijk behandeld worden, mag enkel gebruikt worden voor het plannen, coördineren of uitvoeren van Dopingcontroles en moet worden vernietigd zodra ze niet langer relevant is voor deze doeleinden.
Code Artikel 14.5 Coördinatiecentrum voor Informatie Dopingcontrole
Het WADA zal optreden als een centraal coördinatiecentrum voor de gegevens en
resultaten van Dopingcontroles voor Atleten op zowel internationaal als nationaal niveau die zijn opgenomen in de Geregistreerde Doelgroep voor Dopingcontrole van hun Nationale Antidopingorganisatie. Om het coördineren van de planning van de dopingcontrole te vergemakkelijken en onnodige, dubbel uitgevoerde Dopingcontroles door de verschillende Antidopingorganisaties te vermijden, moet elke Antidopingorganisatie alle dopingcontroles Binnen Competitie en Buiten Competitie op deze Atleten zo snel mogelijk nadat ze zijn uitgevoerd, melden aan het coördinatiecentrum van het WADA. Deze informatie zal beschikbaar worden gesteld aan de Atleet, de Nationale Federatie van de Atleet, het Nationaal Olympisch Comité of het Nationaal Paralympisch Comité, de Nationale Antidopingorganisatie, de Internationale Federatie en het Internationaal Olympisch Comité of het Internationaal Paralympisch Comité.
Om het WADA in staat te stellen te fungeren als een coördinatiecentrum voor de gegevens van Dopingcontroles, heeft het een tool voor databasebeheer ontwikkeld, ADAMS genaamd, dat de opkomende principes voor gegevensbescherming weergeeft. Het WADA heeft ADAMS in het bijzonder ontwikkeld om consequent te kunnen zijn met de statuten en normen inzake gegevensbescherming die van toepassing zijn op het WADA en op de andere organisaties die ADAMS gebruiken. Persoonlijke informatie over een Atleet, over Atletenbegeleiders of over anderen die betrokken zijn bij antidopingactiviteiten, moet strikt vertrouwelijk en in overeenstemming met de Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer worden bewaard door het WADA, dat overkoepeld wordt door de Canadese autoriteiten inzake gegevensbescherming. Het WADA moet ten minste eenmaal per jaar een statistisch rapport publiceren waarin de ontvangen informatie is samengevat. Daarbij moet het te allen tijde verzekeren dat de privacy van de Atleten volledig gerespecteerd wordt. En bovendien moet het beschikbaar zijn voor besprekingen met nationale en regionale autoriteiten die bevoegd zijn voor gegevensbescherming.
Code Artikel 14.6 Gegevensbescherming
Bij het uitvoeren van hun verplichtingen krachtens de Code mogen de Antidopingorganisaties Persoonsgegevens over Atleten en derden verzamelen, opslaan, verwerken of bekendmaken. Elke Antidopingorganisatie moet ervoor zorgen dat ze voldoet aan de geldende wetten inzake gegevensbescherming en privacy wat betreft de manier waarop ze omgaat met deze informatie, alsook aan de Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer die het WADA zal goedkeuren om te verzekeren dat zowel Atleten als niet-atleten volledig op de hoogte zijn van en, waar nodig, instemmen met de manier waarop hun Persoonsgegevens gebruikt worden tijdens antidopingactiviteiten die zich voordoen krachtens de Code.
3.0 Begrippen en definities
3.1 Een selectie van gedefinieerde begrippen uit de Code
Antidopingorganisatie : een Ondertekenaar die verantwoordelijk is voor het overnemen van regels voor het initiëren, implementeren of uitvoeren van gelijk welk onderdeel van het Dopingcontrole proces. Hiertoe behoren bijvoorbeeld het Internationaal Olympisch Comité, het Internationaal Paralympisch Comité, andere Organisaties van Belangrijke Evenementen die Tests uitvoeren tijdens hun Evenementen, het WADA, Internationale Federaties en Nationale Antidopingorganisaties.
Atleet : elke Persoon die aan sport doet op internationaal niveau (volgens de definities van elke Internationale Federatie), op nationaal niveau (volgens de definities van elke Nationale Antidopingorganisatie, inclusief maar niet beperkt tot de Personen opgenomen in haar Geregistreerde Doelgroep voor Dopingcontrole), en elke andere sportbeoefenaar die op enige andere wijze onderworpen is aan de bevoegdheid van gelijk welke Ondertekenaar of andere sportorganisatie die de Code aanvaardt. Alle bepalingen van de Code, inclusief bijvoorbeeld de bepalingen inzake de Tests en de dispensaties voor therapeutisch gebruik, gelden voor sportbeoefenaars op zowel nationaal als internationaal niveau. Sommige Nationale Antidopingorganisaties kunnen ervoor kiezen om de anti-dopingregels te testen en toe te passen op recreatieve of mastersporters die noch op dat ogenblik, noch in de toekomst op nationaal niveau zullen meespelen. De Nationale Antidopingorganisaties zijn echter niet verplicht om alle aspecten van de Code toe te passen op die Personen. Er kunnen specifieke nationale regels worden opgesteld voor Dopingcontrole bij sportbeoefenaars op niet-internationaal of niet-nationaal niveau, zonder daarbij in conflict te komen met de Code. Met andere woorden : een land kan ervoor kiezen om sportbeoefenaars op recreatief niveau te testen, zonder daarbij dispensaties voor therapeutisch gebruik of verblijfsgegevens te vereisen. Op dezelfde manier kan een Organisatie van Belangrijke Evenementen die een Evenement organiseert enkel voor sportbeoefenaars op masterniveau, ervoor kiezen om de deelnemers te testen, zonder echter voorafgaande dispensaties voor therapeutisch gebruik of verblijfsgegevens te vereisen. Met het oog op Artikel 2.8 (Toediening of Poging tot Toediening) en met het oog op de voorlichting en scholing inzake de strijd tegen doping is elke Persoon die aan sport doet onder het gezag van een Ondertekenaar, overheid of andere sportorganisatie die de Code heeft aanvaard, een Atleet.
Atletenbegeleiders : elke coach, trainer, manager, agent, teammedewerker, official, medische of paramedische medewerker, ouder of enige andere Persoon die werkt met een Atleet die deelneemt aan of zich voorbereidt op een sportwedstrijd, of die deze Atleet onder behandeling heeft of bijstaat.
Deelnemer : elke Atleet of Atletenbegeleider.
3.2 Gedefinieerde begrippen uit de Internationale Standaard voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer en de Persoonsgegevens
Antidopingactiviteiten : Activiteiten die worden gespecificeerd door de Code en de Internationale Standaarden en die moeten worden uitgevoerd door Antidopingorganisaties en hun Derde Agenten, met het oog op het vaststellen of inbreuken op antidopingregels hebben plaatsgevonden, met inbegrip van de verzameling van verblijfsgegevens, het uitvoeren van Tests, het verrichten van resultatenbeheer, het bepalen of het gebruik door een Atleet van een verboden stof of methode strikt beperkt is tot geoorloofde en geregistreerde therapeutische doeleinden, het informeren van Deelnemers over hun rechten en plichten, het voeren van onderzoeken naar inbreuken op antidopingregels en het instellen van gerechtelijke procedures tegen degenen die van dergelijke inbreuk worden beticht.
Persoonsgegevens : de gegevens, zonder enige beperking met inbegrip van Gevoelige Persoonsgegevens, betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare Deelnemer of met betrekking tot andere personen van wie de gegevens louter worden Verwerkt in het kader van de Antidopingactiviteiten van een Antidopingorganisatie.
[3.2 Opmerking : Hierbij wordt aangenomen dat Persoonsgegevens onder meer
volgende gegevens van de Atleet bevatten, nl. contactgegevens en informatie over aansluitingen bij sportorganisaties, verblijfsgegevens, opgegeven dispensaties voor therapeutisch gebruik (als die er zijn), resultaten van anti-dopingtests en resultatenbeheer (inclusief disciplinaire hoorzittingen, aantekeningen van beroep en sancties). Persoonsgegevens omvatten ook persoonlijke en contactinformatie over andere personen, zoals medische professionals en andere personen die werken met een Atleet, een Atleet in behandeling hebben of bijstaan in het kader van Antidopingactiviteiten.]
Verwerking (en de aanverwanten Verwerken en Verwerkt) : Persoonsgegevens verzamelen, bewaren, opslaan, bekendmaken, overmaken, verzenden, wijzigen, schrappen of op enige andere wijze gebruiken.
Gevoelige Persoonsgegevens : Persoonsgegevens met betrekking tot ras of etnische
afkomst, het begaan van misdrijven (criminele of andere), gezondheid (inclusief gegevens afkomstig van de analyse van Monsters van de Atleet ) en genetische informatie.
Derde : Elke andere natuurlijke of rechtspersoon dan de natuurlijke persoon waarop de betrokken Persoonsgegevens betrekking hebben, Antidopingorganisaties en Derde Agenten.
Derde Agent : De natuurlijke of rechtspersoon, overheid, agentschap of orgaan, met inbegrip van - zonder enige beperking - onderaannemers en hun onderaannemers, die Persoonsgegevens Verwerken voor of namens een Antidopingorganisatie.
Art. 2N1. DEEL TWEE : STANDAARDEN VOOR HET OMGAAN MET PERSOONSGEGEVENS
4.0 Verwerking van Persoonsgegevens in overeenstemming met de Internationale Standaard en de geldende wetgeving
4.1 Deze Internationale Standaard bevat een minimum aan vereisten voor de Verwerking van Persoonsgegevens van Deelnemers door Antidopingorganisaties en hun Derde Agenten in het kader van hun Antidopingactiviteiten. Alle Antidopingorganisaties moeten deze Standaard naleven, ook als de vereisten ervan verder gaan dan de vereisten vermeld in de wetten die van toepassing zijn op deze Antidopingorganisaties, en de essentiële behoefte weergeven om de privacy te beschermen van Deelnemers die betrokken zijn bij en deelnemen aan de strijd tegen doping in de sport.
[4.1 Opmerking : Antidopingorganisaties, alsook alle Derde Agenten die voor of in naam van Antidopingorganisaties Persoonsgegevens Verwerken, moeten minimaal voldoen aan de vereisten vermeld in deze Internationale Standaard, op voorwaarde dat deze naleving geen inbreuk vormt op andere geldende wetten. Wanneer een Antidopingorganisatie door naleving van deze Internationale Standaard het risico loopt andere geldende wetten te overtreden, hebben deze laatste wetten de overhand, hetgeen niet zal leiden tot een vaststelling van niet-naleving van de Wereldantidopingcode.]
4.2 Antidopingorganisaties kunnen onderworpen zijn aan wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming en privacy die vereisten opleggen die verder gaan dan de vereisten opgelegd door deze Internationale Standaard. In die gevallen moeten de Antidopingorganisaties ervoor zorgen dat ze bij de Verwerking van Persoonsgegevens voldoen aan al deze wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming en privacy.
[4.2 Opmerking : Antidopingorganisaties in sommige landen kunnen onderworpen zijn aan wetten en voorschriften die gelden voor de Verwerking van Persoonsgegevens van andere natuurlijke personen dan de Deelnemers, zoals hun eigen werknemers of het personeel van andere Antidopingorganisaties, of die bijkomende beperkingen opleggen die verder gaan dan deze Internationale Standaard. In al die gevallen zal van de Antidopingorganisaties verwacht worden dat ze voldoen aan de geldende wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming.]
5.0 Verwerking van relevante en evenredige Persoonsgegevens
5.1 Antidopingorganisaties mogen enkel Persoonsgegevens Verwerken wanneer dat noodzakelijk en aangewezen is om hun Antidopingactiviteiten uit te oefenen krachtens de Code (zoals bepaald in Artikelen 2, 4.4, 5-8, 10-16 en 18-20) en de Internationale Standaarden, of wanneer dat op enige andere wijze vereist is door een geldende wet, een voorschrift of een verplichte wettelijke procedure, op voorwaarde dat deze Verwerking niet in strijd is met de geldende wetten inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de persoonsgegevens.
5.2 Antidopingorganisaties mogen geen Persoonsgegevens Verwerken die irrelevant of niet noodzakelijk zijn in de context van hun Antidopingactiviteiten zoals bepaald in Artikel 5.1.
[5.2 Opmerking : Antidopingorganisaties moeten de verschillende contexten onderzoeken waarin ze Persoonsgegevens Verwerken om ervoor te zorgen dat de Verwerking van deze Persoonsgegevens in elk geval vereist is om te voldoen aan één van de doelstellingen vermeld in Artikel 5.1. Wanneer de Antidopingorganisaties zichzelf niet kunnen overtuigen van het feit dat de Verwerking noodzakelijk is, moeten ze afzien van het Verwerken van de Persoonsgegevens.]
5.3 In het bijzonder, behalve indien op enige andere wijze vereist door de Code of
uitdrukkelijk vereist bij wet :
a. mogen Antidopingorganisaties die Persoonsgegevens Verwerken (hetgeen de Verwerking van Gevoelige Persoonsgegevens zal impliceren met betrekking tot Atleten en de Verwerking van niet Gevoelige Persoonsgegevens met betrekking tot Deelnemers en mogelijk andere personen) om te bepalen of het Gebruik of het Bezit door een Atleet van een verboden stof of methode strikt beperkt is tot geoorloofde en geregistreerde therapeutische doeleinden, enkel die Persoonsgegevens Verwerken die nodig zijn om tot deze vaststelling te komen zoals vereist door de Internationale Standaard voor Dispensaties voor Therapeutisch Gebruik.
b. mogen Antidopingorganisaties die Persoonsgegevens Verwerken met betrekking tot Deelnemers en andere personen om Tests uit te voeren enkel die Persoonsgegevens Verwerken (inclusief verblijfsgegevens) die nodig zijn om de Tests uit te voeren (bv. testdistributieplanning, verzameling van Monsters, behandeling van Monsters en vervoer van Monsters naar het laboratorium) in overeenstemming met de Code (onder meer de Artikelen 2, 5 en 15) of door de Internationale Standaard voor Dopingtests.
c. mogen Antidopingorganisaties die Persoonsgegevens Verwerken met betrekking tot Deelnemers en andere personen om over te gaan tot onderzoek en resultatenbeheer, inclusief de tuchtrechtelijke zittingen, beroepen en toewijzingen die daarmee verband houden, enkel die Persoonsgegevens Verwerken die nodig zijn voor het onderzoeken en vaststellen van één of meer inbreuken op antidopingregels.
5.4 Persoonsgegevens die Verwerkt worden door Antidopingorganisaties moeten correct en volledig zijn, en moeten geactualiseerd worden. Antidopingorganisaties zullen, waar mogelijk en rekening houdend met de aansprakelijkheden van Deelnemers zoals volgens Artikel 14.3 van de Code en Artikel 11 van de Internationale Standaard voor Dopingtests, de Persoonsgegevens waarvan ze met zekerheid weten dat ze niet correct of niet nauwkeurig zijn, zo snel mogelijk corrigeren of wijzigen.
[5.4 Opmerking : Wanneer de Deelnemers zelf de nodige Persoonsgegevens over zichzelf rechtstreeks moeten bezorgen aan de Antidopingorganisaties en ervoor moeten zorgen dat deze gegevens correct, volledig en up-to-date zijn, moeten ze op de hoogte worden gebracht van deze verplichting en, waar mogelijk, moeten hen redelijke middelen worden geboden om hieraan te voldoen. Zo kan aan Individuen bijvoorbeeld toegang worden verleend tot hun Persoonsgegevens via het internet, aan de hand van online programma's en -middelen. ]
6.0 Verwerking van Persoonsgegevens in overeenstemming met de wetgeving of met toestemming
6.1 Antidopingorganisaties mogen enkel Persoonsgegevens Verwerken :
. op basis van geldige wettelijke gronden, waaronder de naleving van wettelijke verplichtingen, de uitvoering van een overeenkomst of de bescherming van de wezenlijke belangen van de Deelnemer en van andere personen; of
. wanneer de Deelnemer daartoe geïnformeerd toestemming heeft gegeven, onverminderd de uitzonderingen die zich kunnen voordoen conform Artikel 6.3.b. en 6.4. van huidige Internationale Standaard.
[6.1 Opmerking : Deze Internationale Standaard bepaalt dat Persoonsgegevens met betrekking tot Deelnemers Verwerkt zullen worden in gevallen waar de wet uitdrukkelijk voorziet in de Verwerking ervan of met de toestemming van de Deelnemers, onverminderd de geldende uitzonderingen om te vermijden dat Deelnemers de Code zouden ondermijnen. De verplichting om de toestemming te verkrijgen van een Atleet of van diens Atletenbegeleiders ligt hoofdzakelijk bij de Antidopingorganisatie(s) die de respectieve Atleet in haar (hun) Geregistreerde Doelgroep voor Dopingcontrole opneemt (opnemen).]
6.2 Antidopingorganisaties kunnen, in overeenstemming met Artikel 6.1, weliswaar Gevoelige Persoonsgegevens Verwerken met toestemming, maar ze moeten daartoe van de Deelnemer de uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming krijgen. De Gevoelige Persoonsgegevens moeten worden Verwerkt in overeenstemming met eventuele specifieke voorzorgsmaatregelen of procedures vastgesteld volgens de lokaal geldende wetten en voorschriften inzake gegevensbescherming.
[6.2 Opmerking : Deze Internationale Standaard legt Antidopingorganisaties die Gevoelige Persoonsgegevens Verwerken bijkomende beperkingen op, waaruit het bijzonder gevoelige karakter van de Verwerking van dergelijke gegevens blijkt. Hoewel de Standaard bepaalt dat Gevoelige Persoonsgegevens uitdrukkelijk verschillende categorieën van informatie omvatten, betekent dit niet dat dergelijke informatie moet worden Verwerkt door Antidopingorganisaties, zoals vereist door Artikel 5.1. ]
6.3 Antidopingorganisaties kunnen, in overeenstemming met Artikel 6.1, weliswaar Persoonsgegevens Verwerken met toestemming, maar de Antidopingorganisaties moeten er, met het oog op het verkrijgen van een geïnformeerde toestemming, zoals vereist door Artikel 6.2, voor zorgen dat de Deelnemer of de persoon waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben de nodige informatie krijgt, zoals meer in detail beschreven wordt in Artikel 7.
a. De Antidopingorganisaties moeten de Deelnemers op de hoogte brengen van de negatieve gevolgen die kunnen voortvloeien uit hun weigering om deel te nemen aan dopingcontroles, inclusief de Tests, en uit hun weigering om toestemming te geven voor de Verwerking van Persoonsgegevens zoals vereist voor deze doelstelling.
[6.3.a Opmerking : Om twijfel te vermijden moet aan de Deelnemers gemeld worden dat hun weigering om deel te nemen aan dopingcontroles wanneer hen dat gevraagd wordt, ertoe kan leiden dat ze niet langer mogen deelnemen aan de georganiseerde sportbeoefening en, voor Atleten, dat deze weigering een inbreuk kan vormen op de Code en onder andere competitieresultaten ongeldig kan maken. Een Deelnemer die van mening is dat een Antidopingorganisatie niet voldoet aan deze Internationale Standaard, kan het WADA hiervan op de hoogte brengen conform Artikel 11.5. Het WADA zal de redenen voor de klacht dan onderzoeken, onverminderd enige andere rechten van de Deelnemer volgens de geldende wet. ]
b. De Antidopingorganisaties moeten de Deelnemers op de hoogte brengen van het feit dat de Verwerking van hun Persoonsgegevens door Antidopingorganisaties, ongeacht hun weigering om toestemming te geven of een latere intrekking van die toestemming, steeds vereist kan zijn, behalve indien op enige andere wijze verboden door de geldende wet, wanneer dat nodig is om de Antidopingorganisaties in staat te stellen :
. een onderzoek in te stellen of verder te voeren over vermoedelijke inbreuken door de Deelnemer op de antidopingregels;
. actie te ondernemen of deel te nemen aan acties met betrekking tot vermoedelijke inbreuken door de Deelnemer op de anti-dopingregels; of
. gerechtelijke aanspraken te maken, uit te oefenen of zich te verdedigen tegen gerechtelijke aanspraken met betrekking tot de Antidopingorganisatie, de Deelnemer of beide.
[6.3.b Opmerking : In sommige beperkte omstandigheden moeten Antidopingorganisaties de mogelijkheid hebben om Persoonsgegevens te Verwerken zonder de toestemming van de Deelnemer. Deze uitzonderingen zijn noodzakelijk om situaties te vermijden waarin Deelnemers weigeren om toestemming te geven of hun toestemming intrekken om bepaalde antidopingactiviteiten en -procedures te omzeilen en detectie van een dopinginbreuk te vermijden. ]
6.4 Wanneer Deelnemers voor doeleinden vermeld in deze Internationale Standaard niet in staat zijn om geïnformeerd toestemming te geven door hun leeftijd, geestelijk vermogen of enige andere legitieme, bij wet aanvaarde reden, kan de wettelijke vertegenwoordiger, de voogd of een andere bevoegde vertegenwoordiger van de Deelnemer toestemming geven in naam van de Deelnemer, alsook de rechten van de Deelnemer krachtens onderstaand Artikel 11 uitoefenen. De Antidopingorganisaties moeten verzekeren dat het verkrijgen van toestemmingen in die omstandigheden toegestaan is door de geldende wet.
7.0 Waarborgen van passende informatieverstrekking aan Deelnemers en Andere Personen
[7.1 Een Antidopingorganisatie moet de Deelnemers of de persoon waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben, informeren over de Verwerking van hun Persoonsgegevens. Deze informatie behelst onder meer :
. de identiteit van de Antidopingorganisatie die de Persoonsgegevens verzamelt;
. de soorten Persoonsgegevens die Verwerkt kunnen worden;
. de doelen waarvoor de Persoonsgegevens gebruikt kunnen worden en hoe lang deze gegevens bewaard zullen worden;
. andere mogelijke ontvangers van de Persoonsgegevens, met inbegrip van Antidopingorganisaties in andere landen waar de Deelnemer eventueel deelneemt aan sportwedstrijden, traint of reist;
. de mogelijkheid en omstandigheden waarin Persoonsgegevens, in zoverre dit bij wet toegelaten is, publiekelijk bekendgemaakt kunnen worden (zoals bekendmaking van testresultaten en gerechtelijke beslissingen);
. de rechten van de Deelnemer met betrekking tot de Persoonsgegevens op grond van huidige Internationale Standaard en de middelen om deze rechten uit te oefenen, met inbegrip van de procedure voor het indienen van klachten conform Artikel 11.5; en
. alle andere informatie die nodig is om te verzekeren dat de verwerking van de Persoonsgegevens eerlijk verloopt, zoals informatie over regelgevende autoriteiten of instellingen die toezicht houden op de Verwerking van de Persoonsgegevens door de Antidopingorganisatie.
7.2 De Antidopingorganisaties moeten de bovenstaande informatie verschaffen aan de Deelnemers of aan de andere personen voorafgaand aan of op het ogenblik waarop ze Persoonsgegevens van de Deelnemers of de andere personen verzamelen, en ze moeten ook antwoord geven op vragen of bekommernissen van de Deelnemers met betrekking tot de Verwerking van hun Persoonsgegevens door de Antidopingorganisatie. Wanneer Antidopingorganisaties Persoonsgegevens ontvangen van Derden, en niet rechtstreeks van de Deelnemer, moeten ze de bovenstaande informatie zo snel mogelijk meedelen, behalve indien ze eerder al aan de Deelnemer of aan de andere persoon werd bezorgd door andere partijen.
[7.2 Opmerking : Antidopingorganisaties moeten erkennen dat basisprincipes
van eerlijkheid vereisen dat een Deelnemer, wanneer diens Persoonsgegevens Verwerkt worden in het kader van Antidopingactiviteiten, redelijk toegang moet
krijgen of hebben tot informatie die het doel en de procedures voor de verzameling en verwerking van diens Persoonsgegevens in eenvoudige bewoordingen toelicht. Deze Internationale Standaard wil verzekeren dat Deelnemers een basiskennis hebben van de taken en verantwoordelijkheden van de verschillende organisaties die betrokken zijn bij de strijd tegen doping in de sport, voor zover deze te maken hebben met de Verwerking van Persoonsgegevens. In geen geval mogen Antidopingorganisaties Deelnemers misleiden of verkeerd informeren met het oog op de verzameling of het gebruik van hun Persoonsgegevens.
Elke Antidopingorganisatie moet ervoor zorgen dat haar Verwerking van Persoonsgegevens redelijk transparant is voor de Deelnemers, niettegenstaande het feit dat bepaalde informatie met betrekking tot Antidopingactiviteiten, onder meer informatie over geplande Tests en onderzoeken en procedures betreffende inbreuken op de antidopingregels, eventueel tijdelijk onthouden moet worden van de Deelnemers om de integriteit van het anti-dopingproces te bewaren. Het onmiddellijk verschaffen van de nodige informatie aan de Deelnemers conform dit Artikel 7 is essentieel, gezien de ernstige, nadelige gevolgen die zich kunnen voordoen indien wordt vastgesteld dat de Deelnemers een inbreuk hebben gepleegd op de antidopingregels.]
7.3 De Antidopingorganisaties moeten de bovenstaande informatie op een zodanige wijze en in een zodanige vorm verstrekken, hetzij schriftelijk, mondeling of op nog andere wijze, dat de Deelnemers of de persoon waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben, deze makkelijk kunnen begrijpen, rekening houdend met de lokale praktijken, gebruiken en de bijzondere omstandigheden met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens.
[7.3 Opmerking : Antidopingorganisaties moeten de meest efficiënte manier bepalen om informatie te verstrekken in bijzondere gevallen, wetend dat een schriftelijke kennisgeving aan de Deelnemers de manier is die de voorkeur geniet, wanneer dit praktisch haalbaar is. Dit kan ook betekenen dat de kennisgeving gebeurt via algemeen beschikbare bronnen zoals brochures en websites, afzonderlijk of bij voorkeur in combinatie met een beknoptere kennisgeving via formulieren en andere documentatie die rechtstreeks aan de Deelnemers wordt bezorgd.]
8.0 Verstrekking van Persoonsgegevens aan andere Antidopingorganisaties en aan Derden
8.1 Antidopingorganisaties mogen geen Persoonsgegevens bekendmaken aan andere Antidopingorganisaties, behalve wanneer dergelijke bekendmaking noodzakelijk is om de Antidopingorganisaties die de Persoonsgegevens ontvangen, in staat te stellen om te voldoen aan verplichtingen op grond van de Code en in overeenstemming met de geldende wetten inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de persoonsgegevens.
[8.1 Opmerking : In heel wat situaties vereist door de Code is het noodzakelijk dat Antidopingorganisaties bepaalde Persoonsgegevens over Deelnemers delen met andere Antidopingorganisaties zodat deze de door de Code verplichte Tests kunnen uitvoeren. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer men Atleten wil onderwerpen aan Tests Binnen Competitie of Buiten Competitie. In die gevallen zullen Antidopingorganisaties samenwerken om te verzekeren dat de deelname van Deelnemers aan dergelijke Tests voldoende transparant blijft voor de Deelnemers en voldoet aan de regels vermeld in deze Internationale Standaard en in de geldende wetten.]
8.2 Antidopingorganisaties mogen geen Persoonsgegevens bekendmaken aan andere Antidopingorganisaties : (i) wanneer de ontvangende Antidopingorganisaties geen recht, bevoegdheid of behoefte kunnen voorleggen voor het verkrijgen van de Persoonsgegevens; (ii) wanneer er bewijs is dat de ontvangende Antidopingorganisaties niet voldoen of niet kunnen voldoen aan deze Internationale Standaard ; (iii) wanneer het de Antidopingorganisatie niet toegestaan is om de Persoonsgegevens bekend te maken conform de geldende wet of beperkingen opgelegd door een bevoegde controleautoriteit; of (iv) wanneer de bekendmaking de stand van een lopend onderzoek naar inbreuken op de antidopingregels ernstig in gevaar zou brengen. Wanneer een Antidopingorganisatie vreest dat een andere Antidopingorganisatie niet in staat is om te voldoen aan deze Internationale Standaard, moet ze deze bekommernissen zo snel mogelijk meedelen aan de bewuste Antidopingorganisatie en aan het WADA.
8.3 Antidopingorganisaties mogen Persoonsgegevens bekendmaken aan Derden die geen Antidopingorganisaties zijn, wanneer deze bekendmakingen :
a. vereist zijn bij wet;
b. gebeuren met de geïnformeerde, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de betrokken Deelnemer ; of
c. noodzakelijk zijn om de orde- of overheidsdiensten te helpen bij het opsporen, onderzoeken of vervolgen van een misdrijf of een inbreuk op de Code, op voorwaarde dat de aangevraagde Persoonsgegevens rechtstreeks relevant zijn voor het misdrijf in kwestie en dat de autoriteiten deze gegevens op geen enkele andere redelijke manier kunnen verkrijgen.
9.0 Handhaving van de veiligheid van Persoonsgegevens
9.1 Antidopingorganisaties moeten een persoon aanduiden die verantwoordelijk is voor de naleving van deze Internationale Standaard en van alle lokaal geldende wetten inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de persoonsgegevens. Ze moeten redelijke maatregelen treffen om te verzekeren dat de naam en contactgegevens van deze aangeduide persoon gemakkelijk te krijgen is door Deelnemers die hierom verzoeken.
9.2 Antidopingorganisaties moeten de Persoonsgegevens die ze Verwerken, beschermen door implementatie van alle nodige veiligheidsmaatregelen, met inbegrip van materiële, organisatorische, technische, omgevings- en andere maatregelen, om verlies, diefstal, ongeoorloofde toegang, vernietiging, gebruik, wijziging of bekendmaking (inclusief bekendmaking via elektronische netwerken) van deze Persoonsgegevens te vermijden.
[9.2 Opmerking : De Antidopingorganisaties moeten ervoor zorgen dat elke toegang tot Persoonsgegevens door hun eigen personeel enkel gebeurt op basis van 'need-to-know'-criteria en waar dat overeenstemt met de toegewezen taken en verantwoordelijkheden. Personeelsleden die toegang hebben tot Persoonsgegevens moeten op de hoogte zijn van de noodzaak om deze Persoonsgegevens vertrouwelijk te houden.]
9.3 Antidopingorganisaties moeten veiligheidsmaatregelen treffen die rekening houden met de gevoeligheid van de Persoonsgegevens die ze Verwerken. Antidopingorganisaties moeten aan de Gevoelige Persoonsgegevens die ze Verwerken een hoger veiligheidsniveau toekennen dat het dienovereenkomstig groter risico weerspiegelt dat de illegale of ongeoorloofde bekendmaking van dergelijke informatie betekent voor de Deelnemer of de persoon waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben.
9.4 Antidopingorganisaties die aan Derde Agenten Persoonsgegevens bekendmaken die verband houden met hun Antidopingactiviteiten, moeten ervoor zorgen dat deze Derde Agenten onderworpen zijn aan de nodige controles, met inbegrip van contractuele controles, om de vertrouwelijkheid en de privacy van de Persoonsgegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat de Persoonsgegevens enkel Verwerkt worden voor en in naam van de Antidopingorganisatie.
[9.4 Opmerking : Antidopingorganisaties dragen een permanente verantwoordelijkheid om gelijk welke Persoonsgegevens die zij effectief beheren of die in hun bezit zijn te beschermen, met inbegrip van Persoonsgegevens die Verwerkt worden door hun Derde Agenten zoals leveranciers van IT-diensten, laboratoria en externe Dopingcontroleurs.]
9.5 Antidopingorganisaties moeten Derde Agenten kiezen die voldoende garanties bieden overeenkomstig de toepasselijke wet en deze Standaard met betrekking tot de technische veiligheidsmaatregelen en organisatorische maatregelen die de uit te voeren Verwerking beheersen.
10.0 Bewaren van Persoonsgegevens slechts zolang dat noodzakelijk is en zorgen voor de vernietiging ervan
10.1 In het algemeen vereist de bewaring van Gevoelige Persoonsgegevens sterkere en meer dwingende redenen en rechtvaardigingen dan de bewaring van niet-Gevoelige Persoonsgegevens.
10.2 Antidopingorganisaties moeten ervoor zorgen dat Persoonsgegevens slechts zolang bewaard worden als nodig is om te voldoen aan hun verplichtingen op grond van de Code of in zoverre anderszins vereist is door een geldende wet, een voorschrift of een verplichte wettelijke procedure. Zodra de Persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de bovenstaande doelen, moeten ze gewist, vernietigd of blijvend anoniem gemaakt worden.
10.3 Om de effectieve toepassing van Artikel 10.1 te verzekeren, moeten Antidopingorganisaties duidelijke bewaartermijnen vastleggen die de Verwerking van Persoonsgegevens regelen in overeenstemming met de bovenstaande beperkingen. De Antidopingorganisaties moeten specifieke plannen en procedures ontwikkelen om de veilige bewaring en uiteindelijke vernietiging van de Persoonsgegevens te garanderen.
10.4 Op verschillende soorten Persoonsgegevens zullen verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn en voor het bepalen van de bewaartermijnen zal rekening worden gehouden met de doelstellingen waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt in het kader van Antidopingactiviteiten, met inbegrip van het toekennen van Dispensaties voor Therapeutisch Gebruik, Tests, onderzoek naar inbreuken inzake doping en het bestraffen van dergelijke inbreuken.
[10.4 Opmerking : Het WADA zal richtlijnen uitwerken die specifiekere bewaartijden vooropstellen voor de verschillende soorten Persoonsgegevens die worden Verwerkt in het kader van de strijd tegen doping.]
11.0 Rechten van Deelnemers en Andere Personen met betrekking tot Persoonsgegevens
11.1 Deelnemers of personen waarop de Persoonsgegevens betrekking hebben, hebben het recht om van de Antidopingorganisaties (a) de bevestiging te krijgen dat deze Antidopingorganisaties al dan niet hun Persoonsgegevens Verwerken, (b) de in Artikel 7.1 vermelde informatie te krijgen en (c) om binnen een redelijke termijn een kopie te krijgen van de bewuste Persoonsgegevens, in een gemakkelijk leesbaar formaat en zonder buitensporige kosten, behalve indien dit in een specifiek geval duidelijk in strijd zou zijn met het vermogen van de Antidopingorganisatie om Tests Zonder Voorafgaand Bericht te plannen of uit te voeren of om inbreuken op antidopingregels te onderzoeken of vast te stellen.
11.2 Antidopingorganisaties moeten ingaan op verzoeken van Deelnemers die toegang wensen tot hun Persoonsgegevens, tenzij wanneer dit een onevenredige last betekent voor de Antidopingorganisaties wat kosten of inspanningen betreft gelet op de aard van de Persoonsgegevens in kwestie.
11.3 Wanneer een Antidopingorganisatie aan een Deelnemer de toegang tot diens Persoonsgegevens weigert, moet ze dit zo snel als praktisch haalbaar meedelen aan de Deelnemer en deze schriftelijk de redenen voor de weigering van het verzoek toelichten. Antidopingorganisaties moeten ervoor zorgen dat Deelnemers die conform Artikel 11 toegang vragen tot hun Persoonsgegevens enkel Persoonsgegevens over zichzelf ontvangen, en niet over andere Deelnemers of derden.
11.4 Wanneer de Verwerking van Persoonsgegevens door een Antidopingorganisatie onjuist, onvolledig of buitensporig blijkt, moet die Antidopingorganisatie de bewuste Persoonsgegevens zo snel mogelijk gepast corrigeren, wijzigen of wissen. Wanneer de Antidopingorganisatie de bewuste Persoonsgegevens heeft bekendgemaakt aan een andere Antidopingorganisatie die, voor zover zij weet of gelooft, de Persoonsgegevens blijft Verwerken, moet ze die Antidopingorganisatie zo snel mogelijk op de hoogte brengen van de wijziging, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vergt.
11.5 Onverminderd enige andere rechten die de Deelnemer kan hebben conform de
geldende wetten, heeft een Deelnemer ook het recht om een klacht in te dienen bij een Antidopingorganisatie wanneer hij er redelijk en te goeder trouw van overtuigd is dat een Antidopingorganisatie huidige Internationale Standaard niet naleeft. Elke Antidopingorganisatie beschikt over een procedure om dergelijke klachten op een eerlijke en onpartijdige manier te behandelen. Indien de klacht niet naar behoren kan worden opgelost, kan de Deelnemer het WADA hiervan in kennis stellen en/of een klacht indienen bij het Arbitragehof voor Sport, dat dan zal nagaan of een inbreuk heeft plaatsgevonden. Wanneer blijkt dat inderdaad niet voldaan is aan de Internationale Standaard, zal de bewuste Antidopingorganisatie worden verzocht om de inbreuk recht te zetten.