1 APRIL 2009. - Besluit van de administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking houdende delegatie van sommige bevoegdheden inzake algemene werking van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Art. 1-4
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art. 5-6
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake interne organisatie, personeelsmanagement en facilitair management
Art. 7-12
HOOFDSTUK IV. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art. 13
HOOFDSTUK V. - Delegatie inzake rechtsgedingen
Art. 14
HOOFDSTUK VI. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art. 15-16
HOOFDSTUK VII. - Regeling bij vervanging
Art. 17
HOOFDSTUK VIII. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art. 18-22
HOOFDSTUK IX. - Inwerkingsstredingsbepalingen
Art. 23
HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen
Artikel 1. Dit besluit is van toepassing op het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking.
Art.2. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder :
1. minister : het lid of de leden van de Vlaamse Regering die bevoegd zijn voor het beleidsdomein Internationaal Vlaanderen waartoe het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking behoort;
2. administrateur-generaal : het hoofd van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking;
3. subentiteit : alle subentiteiten en organisatorische entiteiten vermeld in het besluit van de administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking van 1 april 2009 tot indeling van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking in subentiteiten en tot vaststelling van zijn organogram;
4. het personeelslid dat belast is met de leiding van een subentiteit : alle personeelsleden belast met de leiding van de subentiteiten en alle personeelsleden belast met de leiding van de organisatorische entiteiten zoals vermeld in het besluit van de administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking van 1 april 2009 tot indeling van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking in subentiteiten en tot vaststelling van zijn organogram.
Art.3. De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden worden uitgeoefend binnen de perken en met inachtname van de voorwaarden en modaliteiten die zijn vastgelegd in de bepalingen van relevante wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders en andere vormen van reglementeringen, richtlijnen en beslissingen, alsook van de desbetreffende beheersovereenkomst.
De bij dit besluit gedelegeerde beslissingsbevoegdheden kunnen enkel uitgeoefend worden inzake de aangelegenheden die tot de taken van de betrokken subentiteit behoren en binnen de beschikbare kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken subentiteit ressorteren.
Als in dit besluit de beslissingsbevoegdheid voor bepaalde aangelegenheden expliciet gedelegeerd wordt, strekt de delegatie zich ook uit tot :
1. de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van de voorbereiding en de uitvoering van de in dit artikel bedoelde aangelegenheden;
2. de beslissingen van ondergeschikt belang of aanvullende aard die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de bevoegdheid of er inherent deel van uitmaken;
3. het afsluiten van overeenkomsten.
De bij dit besluit verleende delegaties hebben zowel betrekking op de apparaatskredieten als op de beleidskredieten.
Art.4. De in dit besluit vermelde bedragen zijn bedragen, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde.
HOOFDSTUK II. - Delegatie inzake de uitvoering van de begroting
Art.5. De inhoudelijke ordonnateurs hebben delegatie om, in het kader van de uitvoering van de begroting en binnen de perken van de in de begroting vastgestelde kredieten, de beslissingen te nemen met betrekking tot het aangaan van verbintenissen of het nemen van de eraan verbonden vastleggingen, het goedkeuren van verplichtingen en de eruit voortvloeiende uitgaven en betalingen, het vaststellen van vorderingen en het verkrijgen van ontvangsten en inkomsten.
Worden aangesteld in de hoedanigheid van inhoudelijk ordonnateur :
1° het personeelslid belast met de leiding van de afdeling Programma's en Projecten;
2° het personeelslid belast met de leiding van de dienst Data en Communicatie,
Met betrekking tot de niet aan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit gedelegeerde aangelegenheden, waarvoor de beslissing bij de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan berust, heeft het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit delegatie om de administratieve beslissingen en handelingen te nemen die, in het kader van de ontvangsten- en uitgavencyclus, noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van de beslissing van de Vlaamse Regering, de minister, de administrateur-generaal of een ander orgaan.
Art.6. De delegatie aan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit, zoals voorzien in artikel 5, geldt onverminderd de bevoegdheden en opdrachten van de andere actoren in de ontvangsten- en uitgavencyclus, en onverminderd de verplichting tot het instellen van een functiescheiding bij de inrichting van de processen voor de financiële afhandeling van dossiers.
HOOFDSTUK III. - Delegatie inzake interne organisatie, personeelsmanagement en facilitair management
Art.7. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om de beslissingen te nemen in verband met de organisatie van de werkzaamheden en het goed functioneren van zijn subentiteit.
Art.8. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om de brieven of nota's aan de minister, aan andere (sub)entiteiten van de Vlaamse overheid of aan derden te ondertekenen.
De brieven of nota's aan de minister worden voor visering aan de administrateur-generaal voorgelegd, die er zijn opmerkingen aan kan toevoegen.
De brieven of nota's worden voor ondertekening aan de administrateur-generaal voorgelegd wanneer ze :
1° een beleidsmatig karakter hebben of het niveau van individuele dossiers overstijgen en niet van louter informatieve aard zijn;
2° een (ontwerp van) antwoord inhouden op vragen om uitleg of schriftelijke vragen van Vlaamse volksvertegenwoordigers;
3° een (ontwerp van) antwoord inhouden op brieven van het Rekenhof.
Art.9. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit duidt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering het personeelslid aan dat hem vervangt en deelt dit mee aan de administrateur-generaal.
Art.10. Onverminderd andersluidende bepalingen, heeft het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit delegatie om :
1° aan zijn personeelsleden toestemming te geven tot cumulatie van beroepsactiviteiten;
2° bij de aanvang van de proeftijd, de inhoud van het programma en de evaluatiecriteria van de proeftijd te bepalen;
3° aan zijn personeelsleden de verloven en dienstvrijstellingen toe te staan en toe te kennen.
Art.11. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om :
1° voor de personeelsleden van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking de juridische beslissingen te nemen met betrekking tot de erkenning van arbeidsongevallen en van ongevallen op de weg naar en van het werk en met betrekking tot de toekenning van schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector;
2° de arbeidsovereenkomsten van de personeelsleden die bij het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking werken, te ondertekenen;
3° alle uitvoerende administratieve maatregelen te nemen met betrekking tot de werving van het personeel voor het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking.
Art.12. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om binnen de toegekende financiële enveloppe de beslissingen te nemen in verband met de uitrusting, de informatie- en communicatiesystemen en de werking van zijn subentiteit.
HOOFDSTUK IV. - Delegatie inzake overheidsopdrachten
Art.13. § 1. Onverminderd de delegatie verleend in § 2 en § 3 heeft het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit delegatie om, inzake de aangelegenheden die tot de taken van de betrokken subentiteit behoren en binnen de beschikbare kredieten en middelen die onder het beheer van de betrokken subentiteit ressorteren :
1° overheidsopdrachten te gunnen tot een bedrag van 25.000 euro;
2° bestellingen te doen op grond van een bestellingsopdracht, binnen het voorwerp en de bepalingen van die bestellingsopdracht, tot een bedrag van 25.000 euro per bestelling. Als de bestelling bestaat uit continue prestaties, zoals exploitatie en recurrent onderhoud, geldt de delegatie zonder beperking van het bedrag.
HOOFDSTUK V. - Delegatie inzake rechtsgedingen
Art.14. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit heeft delegatie om
1. dadingen, minnelijke schikkingen en schulderkenningen aan te gaan, voor zover de budgettaire weerslag ervan niet meer bedraagt dan 65.000 euro;
2. overeenkomsten tot arbitrage te sluiten, voor zover, als het een in geld waardeerbaar geschil betreft, de waarde van het geschil 500.000 euro in hoofdsom niet overschrijdt;
3. de uitgaven verbonden aan de uitvoering van dadingen, minnelijke schikkingen, schulderkenningen en arbitrageprocedures goed te keuren en te betalen.
HOOFDSTUK VI. - Mogelijkheid tot subdelegatie
Art.15. Met het oog op een efficiënte en resultaatgerichte interne organisatie kan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit een deel van de gedelegeerde aangelegenheden verder subdelegeren aan personeelsleden van zijn subentiteit die onder zijn hiërarchisch gezag staan, tot op het meest functionele niveau.
Art.16. De subdelegaties worden vastgelegd in een besluit van het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit. Het besluit wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
HOOFDSTUK VII. - Regeling bij vervanging
Art.17. De bij dit besluit verleende delegaties worden tevens verleend aan het personeelslid dat met de waarneming van de functie van het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit belast is of het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit vervangt bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. In geval van tijdelijke afwezigheid of verhindering plaatst het betrokken personeelslid, boven de vermelding van zijn graad en handtekening, de formule "voor... [hoedanigheid of graad en naam van het hoofd van de subentiteit], afwezig"
.
HOOFDSTUK VIII. - Gebruik van de delegaties en verantwoording
Art.18. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit, alsook de personeelsleden aan wie beslissingsbevoegdheden worden gesubdelegeerd, nemen de nodige zorgvuldigheid in acht bij het gebruik van de verleende delegaties.
Het gebruik van de verleende delegaties kan door de administrateur-generaal nader worden geregeld bij eenvoudige beslissing die wordt verspreid onder de vorm van een nota of dienstorder.
Art.19. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit organiseert het systeem van interne controle op zodanige wijze dat de verleende delegaties op een doeltreffende en doelmatige wijze worden gebruikt en misbruiken worden vermeden.
Art.20. Het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit is ten aanzien van de administrateur-generaal verantwoordelijk voor het gebruik van de verleende delegaties. Deze verantwoordelijkheid betreft eveneens de aangelegenheden waarvoor de beslissingsbevoegdheid door het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit wordt gesubdelegeerd aan andere personeelsleden.
Art.21. § 1. De administrateur-generaal kan, na overleg met de personeelsleden belast met de leiding van een subentiteit, nadere instructies geven betreffende de concrete informatie die per gedelegeerde aangelegenheid moet verstrekt worden.
De administrateur-generaal kan bovendien op ieder ogenblik aan het personeelslid belast met de leiding van een subentiteit verantwoording vragen betreffende het gebruik van de delegatie in een bepaalde aangelegenheid.
§ 2. Er wordt periodiek een rapport opgemaakt op de wijze bepaald in artikel 25 van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse ministeries.
Art.22. De administrateur-generaal heeft het recht om, bij zijn beslissing, de verleende delegaties tijdelijk, geheel of gedeeltelijk op te heffen.
In voorkomend geval worden de beslissingen betreffende de aangelegenheden waarvoor de delegatie tijdelijk werd opgeheven, genomen door de administrateur-generaal.
HOOFDSTUK IX. - Inwerkingsstredingsbepalingen
Art. 23. Dit besluit treedt in werking op 1 april 2009.
Brussel, 1 april 2009.
De administrateur-generaal van het Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking,
Fr. COLSON
Internationaal Vlaanderen