24 NOVEMBER 2008. - Ministerieel besluit tot vaststelling van het huishoudelijk reglement van de Geschillencommissie Overheidsopdrachten Mobiliteit
Art. 1-12
Artikel 1. In dit besluit wordt verstaan onder de Commissie de Geschillencommissie Overheidsopdrachten Mobiliteit, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2003.
Art.2. § 1. De volgende personen kunnen het initiatief nemen om een betwisting of kwestie te laten agenderen door de secretaris :
1° de voorzitter;
2° de leidinggevende ambtenaar van de administratieve entiteit in kwestie, elkeen die over hem hiërarchisch gezag uitoefent en de functioneel bevoegde Vlaamse minister;
3° de voorzitter van de raad van bestuur en de administratief leidinggevende van de overheidsinstelling met rechtspersoonlijkheid en de bevoegde Vlaamse minister;
4° de ambtenaren die leidinggevende bevoegdheid hebben voor de juridische, respectievelijk technische ondersteuning inzake overheidsopdrachten.
§ 2. De bij de overheidsopdracht betrokken andere overheden en tegenpartijen richten hun verzoek tot behandeling van een betwisting aan de secretaris, op het adres Boudewijnlaan 30 bus 35 in 1000 Brussel, e-mail overheidsopdrachten@vlaanderen.be.
Ze tonen daarbij aan dat hun verzoek ontvankelijk is volgens artikel 1 en 2 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2003 tot oprichting van de Commissie.
Art.3. § 1. In geval van een initiatief zoals bedoeld in artikel 2, § 1, moet dit vergezeld zijn van een dossier dat een verslag over de betwisting of kwestie en alle noodzakelijke stukken bevat.
Desnoods vraagt de secretaris onmiddellijk dat dossier bij de bevoegde instantie op.
Als het om een individuele betwisting met tegenpartijen gaat, verzoekt de secretaris de tegenpartijen in kwestie om hem binnen één maand hun dossier met verdedigingsnota en alle noodzakelijke stukken toe te sturen.
De secretaris behandelt de andere overheden in kwestie op dezelfde wijze.
§ 2. Het in artikel 2, § 2, bedoelde verzoek moet vergezeld zijn van een dossier met een verslag of een verdedigingsnota en alle noodzakelijke stukken.
De secretaris zendt een exemplaar van dit dossier aan de administratieve entiteit of overheidsinstelling in kwestie en vraagt om hem binnen één maand hun dossier met een verslag en alle noodzakelijke stukken toe te sturen.
De secretaris behandelt de andere overheden in kwestie op dezelfde wijze.
§ 3. Op straffe van niet-agendering van de betwisting of kwestie moeten alle in § 1 en § 2 bedoelde dossiers in 20 exemplaren worden bezorgd aan de secretaris.
Dit aantal bedraagt slechts 3 exemplaren, indien het dossier eveneens elektronisch wordt doorgestuurd.
§ 4. Na ontvangst van alle in § 1 of § 2 bedoelde dossiers, of wanneer het om een algemene of principiële kwestie gaat, wordt de betwisting onderzocht op juridisch en technisch vlak door de entiteiten die bevoegd zijn voor de juridische, respectievelijk technische ondersteuning inzake overheidsopdrachten.
Zij maken ieder hun dossier met verslag op.
Art.4. § 1. De Commissie vergadert normaliter eenmaal per maand, behalve in juli en augustus.
§ 2. De secretaris stelt de agenda van de vergaderingen van de Commissie vast na overleg met en akkoord van de voorzitter.
De voorzitter kan beslissen tot de niet-ontvankelijkheid van ingediende betwistingen waarvan de agendering niet opportuun blijkt, onder meer omdat één van de partijen niet geneigd is zijn standpunt te wijzigen, of omdat er geen onderhandelingsmarge is of omdat er geen nieuwe elementen zijn opgedoken die wijzen in de richting van een minnelijke regeling.
De secretaris deelt die beslissing aanstonds mee aan de leden en de bij de betwisting betrokken overheden en tegenpartijen.
§ 3. Behoudens in spoedeisende gevallen stuurt de secretaris de uitnodiging voor een vergadering, samen met de agenda en de diverse dossiers, uiterlijk de vijfde werkdag vóór de vergadering aan de leden, de plaatsvervangende leden en de in § 4 bedoelde instanties.
§ 4. De secretaris nodigt de leidinggevende ambtenaar uit van de administratieve entiteit of overheidsinstelling in kwestie, die maximaal drie wisselende leden afvaardigt.
Dit aantal komt op maximaal twee als er meerdere entiteiten of overheidsinstellingen betrokken zijn.
De secretaris nodigt de leidinggevende persoon uit van elke andere overheid in kwestie, die maximaal twee wisselende leden afvaardigt.
Voor algemene of principiële kwesties nodigt de secretaris alle leidinggevende ambtenaren van rang A3 binnen het bevoegdheidsdomein van de openbare werken en het vervoer uit, die ieder een wisselend lid afvaardigen.
Voor individuele betwistingen met tegenpartijen nodigt de secretaris tevens die tegenpartijen uit om door de Commissie te worden gehoord.
Art.5. § 1. In geval van verhindering verwittigen de voorzitter en het vaste lid hun plaatsvervanger ten spoedigste en uiterlijk de tweede werkdag vóór de vergadering.
De andere leden wijzen op dezelfde wijze een vervanger aan.
§ 2. In geval van verhindering van de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter neemt het aanwezige vaste lid met de hoogste rang het voorzitterschap waar.
Als twee of meer aanwezige vaste leden een gelijke rang bekleden, neemt degene met de hoogste graadanciënniteit het voorzitterschap waar.
Art.6. § 1. Op de vergadering krijgt elk agendapunt een korte mondelinge toelichting door de daartoe best geplaatste persoon.
§ 2. De vertegenwoordigers van de tegenpartijen worden enkel tot de vergadering toegelaten voor de mondelinge toelichting van hun verdedigingsmiddelen en op ieder ander ogenblik dat de voorzitter dit nuttig oordeelt. Zij houden zich ter beschikking tot het agendapunt is behandeld.
Op de vergadering moeten de tegenpartijen persoonlijk verschijnen of vertegenwoordigd zijn door personen die bij hen een kader- of bestuursfunctie uitoefenen, met uitsluiting van advocaten en externe raadgevers.
De vertegenwoordigers van de tegenpartijen moeten gemandateerd zijn om minnelijke voorstellen of tegenvoorstellen te kunnen doen.
Het aantal vertegenwoordigers is beperkt tot maximaal twee per tegenpartij. Een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid wordt daarbij aanzien als één tegenpartij.
§ 3. Mondelinge minnelijke voorstellen die de voorzitter op de vergadering tot de tegenpartijen richt, binden noch de Commissie, noch de overheden of overheidsinstellingen.
De tegenpartijen zijn verplicht om op dezelfde vergadering op die voorstellen mondeling te antwoorden, zonder door hun antwoord definitief gebonden te zijn.
§ 4. De Commissie kan interne werkgroepen oprichten die de betwistingen aan een nader onderzoek onderwerpen en die er daarna verslag over uitbrengen.
Deze werkgroepen tasten ook de mogelijkheden af met het oog op een minnelijke regeling van de betwistingen en kunnen daartoe met de tegenpartijen overleggen over wederzijdse mondelinge voorstellen, die in geen geval wederzijds bindend zijn.
Art.7. De Commissie beraadslaagt enkel als minstens de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.
Na de beraadslaging concludeert de voorzitter tot een mondeling ontwerp van advies en legt het aan de aanwezige leden voor.
De aanwezige stemgerechtigde leden beslissen in consensus over het te verlenen advies. In geval van onenigheid brengen ze hun advies uit bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen worden de beide opinies aan de bevoegde Vlaamse minister of aan de raad van bestuur van de overheidsinstelling voorgelegd.
Art.8. De secretaris maakt de ontwerpnotulen van de verleende adviezen op en legt ze per e-mail voor aan de aanwezige leden, die over achtenveertig uur beschikken om hun eventuele opmerkingen aan de secretaris mee te delen.
De secretaris stuurt de definitieve notulen pas aan de leden nadat de bevoegde Vlaamse minister erover heeft beslist, behalve :
1° wanneer de Commissie het anders wenst;
2° voor de betwistingen waarvoor een overheidsinstelling met rechtspersoonlijkheid de bestuursverantwoordelijkheid draagt.
De adviezen die geen definitief voorstel bevatten, worden door de voorzitter goedgekeurd.
De secretaris bewaart de notulen en de voorgelegde dossiers.
Art.9. § 1. De secretaris onderwerpt het advies dat een definitief voorstel bevat aan het visum van de Inspectie van Financiën en legt het daarna via de voorzitter voor akkoord voor aan de bevoegde Vlaamse minister.
§ 2. Als de beslissing van de minister een individuele betwisting betreft, die niet reeds bij een externe instantie aanhangig is, en geheel of gedeeltelijk ingaat op de eisen van de tegenpartijen, stuurt de secretaris onmiddellijk de beslissing voor uitvoering door naar de administratieve entiteit.
Binnen één maand vraagt de administratieve entiteit, bij aangetekende brief en onder alle voorbehoud en zonder nadelige erkenning, het akkoord van de tegenpartijen met de beslissing. Ze stuurt een kopie van haar brief aan de secretaris.
De secretaris rapporteert aan de voorzitter telkens wanneer er geen tijdig gevolg is gegeven door de administratieve entiteit.
De secretaris wordt door de administratieve entiteit aanstonds op de hoogte gebracht van het al dan niet akkoord van de tegenpartijen. De secretaris licht op zijn beurt de minister en de Commissie in.
In geval van akkoord draagt de administratieve entiteit zorg voor een spoedige uitvoering ervan.
§ 3. Als de beslissing van de minister een individuele betwisting betreft, die wel reeds bij een externe instantie aanhangig is, en geheel of gedeeltelijk ingaat op de eisen van de tegenpartijen, vraagt de secretaris onmiddellijk, onder alle voorbehoud en zonder nadelige erkenning, het akkoord van de tegenpartijen, desgevallend via de advocaten.
De secretaris brengt aanstonds de administratieve entiteit op de hoogte van het al dan niet akkoord van de tegenpartijen en licht eveneens de minister en de Commissie in.
In geval van akkoord vraagt de secretaris tezelfdertijd aan de administratieve entiteit om zorg te dragen voor een spoedige uitvoering ervan.
§ 4. Als de beslissing van de minister een individuele betwisting betreft, die niet reeds bij een externe instantie aanhangig is, en de eisen van de tegenpartijen afwijst, deelt de secretaris dit onmiddellijk mee aan de administratieve entiteit, die de beslissing binnen één maand aan de tegenpartijen betekent. De entiteit stuurt een kopie van haar brief aan de secretaris.
Als de individuele betwisting wel reeds bij een externe instantie aanhangig is, betekent de secretaris onmiddellijk de beslissing aan de tegenpartijen, desgevallend via de advocaten.
§ 5. Dit artikel is niet van toepassing op de betwistingen waarvoor een overheidsinstelling met rechtspersoonlijkheid de bestuursverantwoordelijkheid draagt.
In die gevallen moet de overheidsinstelling enkel de tegenpartijen in kennis stellen van haar beslissing; de secretaris moet ook op de hoogte gebracht worden van deze beslissing en van de reactie van de tegenpartijen.
Art.10. De secretaris houdt een digitaal bestand bij van de status van de ingediende betwistingen en kwesties ten behoeve van de voorzitter en de leden.
Art.11. Het ministerieel besluit van 5 mei 2003 tot vaststelling van het Huishoudelijk Reglement van de Geschillencommissie Overheidsopdrachten Mobiliteit wordt opgeheven.
Art. 12. Dit besluit treedt in werking op de dag van de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.
Brussel, 24 november 2008.
De Vlaamse minister van Institutionele Hervormingen, Havens, Landbouw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid,
K. PEETERS
De Vlaamse minister van Mobiliteit, Sociale Economie en Gelijke Kansen,
Mevr. K. VAN BREMPT
De Vlaamse minister van Openbare Werken, Energie, Leefmilieu en Natuur,
Mevr. H. CREVITS
Mobiliteit en Openbare Werken