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Titel
7 APRIL 2003. - Ministerieel besluit houdende goedkeuring van het lastenboek voor een sociaal verantwoorde productie.
Titre
7 AVRIL 2003. - Arrêté ministériel approuvant le cahier des charges pour une production socialement responsable.
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Texte (4)
Artikel 1. Het lastenboek, opgesteld door het Comité voor een sociaal verantwoorde productie in haar vergadering van 6 januari 2003, in bijlage bij onderhavig besluit wordt goedgekeurd.
Article 1. Le cahier des charges établi en sa réunion du 6 janvier 2003 par le Comité pour une production socialement responsable, annexé au présent arrêté est approuvé.
Art. 2. Dit besluit treedt in werking op dezelfde dag als het koninklijk besluit van 4 april 2003 tot uitvoering van sommige bepalingen van de wet van 27 februari 2002 ter bevordering van sociaal verantwoorde productie.
Brussel, 7 april 2003.
Ch. PICQUE
Brussel, 7 april 2003.
Ch. PICQUE
Art. 2. Le présent arrêté entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal du 4 avril 2003 portant exécution de certaines dispositions de la loi du 27 février 2002 visant à promouvoir la production socialement responsable.
Bruxelles, le 7 avril 2003.
Ch. PICQUE
Bruxelles, le 7 avril 2003.
Ch. PICQUE
BIJLAGE.
ANNEXE.
Art. N. SOCIAAL LABEL : HET LASTENBOEK.
1. PROCEDURE.
De procedure omschrijft het systeem dat leidt tot de toekenning en de handhaving van het label voor een bepaald product. Zij omschrijft op chronologische wijze de directe relatie tussen het comité en de verschillende actoren welke rechtstreeks met de toekenning van het label te maken hebben. Deze actoren zijn de onderneming zelf, de controle-instelling en de bevoegde overheid (minister van economische zaken).
De procedure omschrijft echter niet :
De relatie tussen de controle-instelling en de accreditatie-instelling daar deze niet rechtstreeks betrokken is bij de toekenning van het label.
De relatie tussen de controle-instelling en de onderneming daar het comité deze relatie op geen enkele manier beïnvloedt.
Verloop van de procedure
1. De onderneming richt een preliminaire aanvraag aan de minister en aan het comité bestaande uit volgende elementen :
- De naam, vestigingsplaats en juridische entiteit van de onderneming;
- De naam en beschrijving van het product (merk, model);
- Een niet-gedetailleerde maar wel volledige omschrijving van de productieketen en het proces van toelevering (grondstoffen, onderdelen) met aanduiding van onderaannemers en toeleveranciers;
- De notulen van de vergadering tijdens dewelke de instanties van sociale dialoog (bijvoorbeeld de ondernemingsraad) geïnformeerd werden over het voornemen van de onderneming om de aanvraag tot toekenning van het label in te dienen;
- De reeds bekomen sociale en ethische labels voor het product en andere producten;
- Andere reeds bekomen certificaten.
2. Het comité beoordeelt de preliminaire aanvraag en verklaart de aanvraag al dan niet ontvankelijk. Hierbij houdt het comité rekening met de volledigheid van de ontvangen gegevens. Het comité bepaalt tevens welk deel van de productieketen minstens dient te worden nagekeken.
3. Indien de aanvraag ontvankelijk verklaard werd, bezorgt het comité de ontvankelijkheidsverklaring van het dossier aan de onderneming. Anderzijds zal de onderneming op de web site www.sociaal-label.be het volgende vinden :
- Een geactualiseerde lijst van erkende geaccrediteerde sociale auditinstellingen (voortaan controle-instellingen genaamd)
- Specifieke regels en richtlijnen in verband met de uitvoering van de controle.(Zie punt 3 van het lastenboek).
4. De onderneming maakt een keuze uit de lijst van erkende geaccrediteerde sociale auditinstellingen.(controle-instellingen)
5. De onderneming richt een definitieve aanvraag aan de controle-instelling met kopij aan het comité. Deze aanvraag bevat volgende elementen :
- Gedetailleerde gegevens (1) :
( (1) Minimale lijst. )
- Een gedetailleerde omschrijving van het product en het productieproces, inclusief eventuele onderdelen.- Een lijst van de onderaannemers en toeleveranciers welke betrokken zijn bij de productie met een gedetailleerde omschrijving van hun deelname in het productieproces.- Een beschrijving van de gerelateerde wetgeving van het (de) betreffende land(en) waarin de productie plaatsvindt.- Een beschrijving van het beheersysteem dat door de onderneming wordt opgezet om de wettelijke criteria (IAO-criteria) te waarborgen in al haar vestigingen, inclusief leveranciers en onderaannemers (overeenkomsten en akkoorden met onderaannemers, maatregelen om de sociale productievoorwaarden te verbeteren).- Een ondertekende verklaring dat alle werknemers(vertegenwoordigers) en alle ondernemingen die betrokken zijn bij de productie van het product waarvoor het label werd aangevraagd op de hoogte gebracht zijn en zullen gehouden worden van de aanvraag en eventuele toekenning van het label.- Een ondertekende verklaring van onderaannemers en toeleveranciers dat zij de fundamentele IAO-conventies respecteren binnen het bedrijf en dat zij de werknemers op de hoogte brengen van het bestaan van het label en de klachtenprocedure.
- Een kopij van de ontvankelijkheidsverklaring van het dossier, uitgereikt door het comité.
- De specifieke richtlijnen en regels van het comité in verband met de controle.
6. De controle-instelling aanvaardt al dan niet de opdracht en deelt haar beslissing mee aan de onderneming en aan het comité. Indien zij de opdracht aanvaardt, bepaalt zij ook een tijdslimiet voor de uitvoering. De controle-instelling kan screeningsactiviteiten of bepaalde controleactiviteiten laten uitvoeren in onderaanneming.
7. Na de controleaudit maakt de controle-instelling een voorlopig verslag met de eventueel vastgestelde nonconformiteiten over aan de onderneming met een kopij aan het comité. De verslagen van de gevoerde enquêtes en werfbezoeken worden in bijlage aan het voorlopig verslag toegevoegd.
8. Alvorens de controle-instelling overgaat tot de formulering van een definitief verslag dient de onderneming volgende gegevens over te maken aan de controle-instelling :
- Een eventuele beslissing om de verdere afhandeling van het aanvraagdossier op te schorten of stop te zetten.
- Een beschrijving van de correctieve maatregelen welke direct kunnen genomen worden door de onderneming om aan bepaalde nonconformiteiten tegemoet te komen.
- Een plan van aanpak voor de invoer van correctieve maatregelen welke tegemoet komen aan ernstige nonconformiteiten en veelal belangrijke structurele wijzigingen inhouden van het productiesysteem.
9. De controle-instelling maakt het definitieve verslag over aan de onderneming en aan het comité. In verband met de eventuele nonconformiteiten ontvangt het comité tevens een beoordeling van de reeds genomen correctieve maatregelen en /of een beoordeling van het plan van aanpak voor de nog te nemen correctieve maatregelen.
10. Na analyse van het verslag van de controle-instelling geeft het comité al dan niet een gunstig advies aan de minister.
Indien het definitieve verslag nog ernstige nonconformiteiten aantoont, beslist het comité dat een nieuwe controle kan worden uitgevoerd nadat de onderneming alle nodige correctieve maatregelen genomen heeft volgens het voorgelegde plan van aanpak.
De minister kent het label toe overeenkomstig het positieve advies van het comité.
De controles betreffende toezicht (tussentijdse controles), verlenging en/of uitbreiding van de aanvraag, verlopen volgens dezelfde procedure (punten 1.7 tot 1.11). Bij vaststelling van ernstige nonconformiteiten ingevolge tussentijdse controles, geeft het comité aan de minister een advies om het label in te trekken.
2. VERBINTENISSEN.
Opdat de procedure of het systeem werkt, dienen al de betrokken partijen zich te houden aan bepaalde regels en dienen zij bepaalde verbintenissen (verplichtingen) na te komen :- De verbintenissen van het comité ten aanzien van de onderneming, de controle-instelling en de bevoegde minister - De verbintenissen van de onderneming en de controle-instelling ten aanzien van het comité.
1. De onderneming verbindt er zich toe :
- Juiste en volledige gegevens te verschaffen bij het indienen van het preliminaire aanvraagdossier, overgemaakt aan het comité.
- Een controle-instelling te kiezen waarmee zij geen belangenrelaties heeft zodat de gekozen instelling onafhankelijkheid kan waarborgen in haar beoordeling.
- Juiste gedetailleerde gegevens te verschaffen bij het indienen van het definitieve aanvraagdossier, overgemaakt aan het comité en aan de controle-instelling.
- Het toegekende label enkel te gebruiken onder de bepaalde voorwaarden en volgens de wettelijke voorschriften.
- Na de toekenning van het label, de controle-instelling en het comité op de hoogte te brengen van alle relevante veranderingen welke zich voordoen binnen het productieproces en binnen de productieketen.
- Zelf de nodige stappen te zetten in verband met de verlenging van de periode van toekenning van het label;
- De minister en het comité tijdig op de hoogte te brengen van het besluit dat zij eventueel zou nemen de aanvraagprocedure stop te zetten.
- Alle onderaannemers en toeleveranciers op de hoogte te brengen van de aanvraag van het label, voorwaarden waaraan voldaan moet worden en het bestaan van de klachtenprocedure.
2. Het comité verbindt er zich toe :
- De ingewonnen informatie vertrouwelijk te behandelen.
- Een geactualiseerde lijst bij te houden van erkende en geaccrediteerde controle-instellingen.
- Regelmatig de procedure, het ermee gerelateerde lastenboek en de specifieke controleregels en richtlijnen te evalueren en eventueel aan te passen of bij te sturen op basis van klachten of op basis van bijzondere situaties welke zich voordoen.
3. De controle-instelling verbindt er zich toe :
- Het comité op de hoogte te brengen indien haar bevoegdheid om controles uit te voeren overeenkomstig de gestelde norm, werd ingetrokken door de accreditatie-instelling.
- Naast de sociale controleopdracht geen adviesopdracht voor de onderneming te vervullen, welke de onafhankelijkheid ten aanzien van deze onderneming in het gedrang zou brengen of kunnen brengen.
- De opdracht uitsluitend te aanvaarden indien zij geen belangenrelaties heeft met de aanvragende onderneming om als dusdanig objectiviteit te kunnen waarborgen in de beoordeling. Dit geldt ook voor haar lokale vertegenwoordigers en NGO's welke zij wenst inzet bij de controle.
- De specifieke regels en richtlijnen van het comité toe te passen.
3. SPECIFIEKE REGELS EN RICHTLIJNEN. (2)
( (2) De methode waarop de uitvoering van de plaatselijke controles berust wordt beschreven in een specifiek referentieel. )
Telkens één van de basisconventies (3) van de IAO niet wordt gerespecteerd kan de toekenning van het label worden geweigerd of ingetrokken.
( (3) Basisconventies :
1. het verdrag over de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en tot bescherming van het vakverenigingsrecht (verdrag nr. 87);
2. het verdrag over het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen (verdr. nr. 98);
3. het verdrag over de gedwongen arbeid (verdrag nr. 29);
4. het verdrag over de afschaffing van gedwongen arbeid (verdrag nr. 105);
5. het verdrag betreffende discriminatie (arbeid en beroep) (verdrag nr. 111);
6. het verdrag over gelijke beloning (verdrag nr. 100);
7. het verdrag over de minimumleeftijd (verdrag nr. 138);
8. het verdrag over de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182). )
Opdat de controle zou gebeuren naar de geest en naar de inhoud van de wet, schuift het comité de volgende eisen, regels en richtlijnen naar voren.
1. De controle-instellingen.
De controle mag gebeuren door erkende controle-instellingen welke zich hebben laten accrediteren volgens de Europese Norm EN 45004 (zal worden opgevolgd door ISO 17020) alsook door andere controleorganismen, erkend door de minister in het kader van art.4 § 2 van de wet van 27 februari 2002. Zo wordt de controle tevens erkend van de door SAI (Social Accountability International) geaccrediteerde instellingen welke de norm SA8000 als referentieel gebruiken.
2. Afbakening van het controlegebied.
Het comité bepaalt voor ieder van de aanvraagdossiers welk deel van de productieketen minstens aan een plaatselijke controle dient onderworpen te worden. Het comité motiveert deze beslissing overeenkomstig de aard en/ of de sector van het product (voeding, drank, kleding, brandstof, sportartikelen, speelgoed, dienstverlening, ), de herkomst (origine) van het product en de graad van afwerking van het product.
Bij de bepaling van de keuze welk deel minstens gecontroleerd moet worden zal door het comité gebruik gemaakt worden van enkele onafhankelijke en vastomlijnde krachtlijnen die ter informatie beschikbaar zijn.
3. De inhoud van de controle.
Op basis van de verstrekte gegevens en op basis van het voorafgaandelijk onderzoek (screening) bepaalt de controle-instelling welk deel van de productieketen en welke bedrijven in het bijzonder ter plaatse gecontroleerd dienen te worden teneinde de eerbiediging van de acht basisovereenkomsten (4) van de Internationale Arbeidsorganisatie te garanderen.
Hierbij maakt de controle-instelling gebruik van een kwaliteitszorgsysteem en van procedures welke de integriteit, de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van het onderzoek garanderen.
- De screening
De screening gebeurt door middel van een literatuur - en bronnenonderzoek (internet, gespecialiseerde databanken, nieuwsgroepen, media-archieven, ) en het nemen van contacten met het management, relevante werknemers- en werkgeversorganisaties, NGO's en andere stakeholders.
Op deze manier zal de screening nagaan of :
- de fundamentele IAO-normen gerespecteerd zijn binnen de bedrijven die deel uitmaken van het afgebakende deel van de productieketen;- de contractuele overeenkomsten met de onderaannemers en/ of leveranciers worden nageleefd;- de bedrijven die werden aangeduid als deel uitmakend van de productieketen effectief hiervan deel uitmaken, en of de belangrijke bedrijven uit de productieketen effectief werden vermeld.- andere sociale controverses of conflicten plaatsvonden binnen de bedrijven die deel uitmaken van het afgebakende deel van de productieketen.
- De plaatselijke controles
De auditors die de plaatselijke controles uitvoeren moeten voldoen aan de volgende kwaliteitsvereisten :
- Kennis hebben van de plaatselijke cultuur en van de industriële betrekkingen, zo mogelijk in de betrokken sector;- Het vertrouwen genieten van de arbeiders en bedienden en vloeiend hun taal spreken of de gangbare taal van het land;- Contacten hebben met de werkgevers, de werknemers en de vakbonden, alsook met de verenigingen in het betrokken land;- De geldende regels en wetten kennen op het gebied van lonen en arbeidsvoorwaarden in het betrokken land;- Kennis en ervaring hebben met de sociale controles, en meer in het bijzonder, op het vlak van de arbeidsinspectie, in het vergaren van informatie omtrent de werkomstandigheden;- Kunnen bewijzen dat ze een vorming gekregen hebben voor het uitvoeren van sociale controles (bv. IAO-vorming, SA8000 auditoropleiding, programma van de publieke arbeidsinspectiediensten in samenwerking met de vakbonden).
De instelling geaccrediteerd voor de controle kan geschrapt worden van de lijst met erkende instellingen voor het sociaal label van zodra vastgesteld wordt dat zijzelf, of de instelling waaraan ze de controle uitbesteedt, niet aan de vereiste kwaliteitseisen voldoet, bv. In geval van niet volgen van de volledige controleprocedure, opzettelijke vervalsing, corruptie, enz.
Voor het uitvoeren van het bezoek ter plaatse moeten er interviews worden afgenomen van het management, de werknemers, de vakbonden en de relevante NGO's. Ook zullen de nodige documenten worden opgevraagd. Op basis van deze gegevens zal men vaststellen of :
- De directie en het personeel op de hoogte zijn van het bestaan en van de inhoud van de fundamentele IAO-normen en het belang hiervan voor de werknemers;- Het bedrijf de fundamentele IAO-normen naleeft;- De werknemers op de hoogte zijn van het bestaan van de klachtenprocedure betreffende het gebruik van het label;- De werknemers vinden dat de verklaringen van het management correct zijn;- De informatie betreffende de relaties tussen het aanvragende bedrijf en de onderaannemers en leveranciers correct zijn.
Een grondige analyse van het beheersysteem van het bedrijf moet het mogelijk maken na te gaan of de sociale maatregelen in verband met het label op duurzame wijze werden geïmplementeerd. (via verklaringen, overeenkomsten, contracten, informatieverschaffing, klachtenbeheer, interne controleprocedures, enz. )
Tijdens het bezoek zullen de relevante documenten worden geraadpleegd.
De controle-instelling kan lokale controleurs aanduiden voor het voeren van enquêtes en werfbezoeken. Deze volgen dezelfde procedure overeenkomstig de inhoudelijke methoden.
De methode waarop de plaatselijke controles worden uitgevoerd wordt beschreven in het referentieel, dat aan de controle-instelling zal worden overgemaakt bij het aanvaarden van een opdracht. Dit referentieel moet eveneens nageleefd worden.
4. Frequentie van de uitvoering van de controle.
- Initiële audit.
- Het voorlopige verslag dient overhandigd te zijn aan het comité binnen de 9 maanden volgend op de officiële aanvraag.- Het definitieve verslag dient overhandigd te zijn aan het comité binnen de 12 maanden volgend op de officiële aanvraag.
- Toezichtsaudit : minstens jaarlijks (datum van toekenning van het label/ afwijking max. 3 maanden).
- Uitbreidingsaudit : op aanvraag, liefst samen met een toezichtsaudit.
- Verlengingsaudit : om de 3 jaar (datum van toekenning van het label/ afwijking max. 6 maanden).
Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 7 april 2003 houdende goedkeuring van het lastenboek voor een sociaal verantwoorde productie.
De Minister van Economie,
Ch. PICQUE.
1. PROCEDURE.
De procedure omschrijft het systeem dat leidt tot de toekenning en de handhaving van het label voor een bepaald product. Zij omschrijft op chronologische wijze de directe relatie tussen het comité en de verschillende actoren welke rechtstreeks met de toekenning van het label te maken hebben. Deze actoren zijn de onderneming zelf, de controle-instelling en de bevoegde overheid (minister van economische zaken).
De procedure omschrijft echter niet :
De relatie tussen de controle-instelling en de accreditatie-instelling daar deze niet rechtstreeks betrokken is bij de toekenning van het label.
De relatie tussen de controle-instelling en de onderneming daar het comité deze relatie op geen enkele manier beïnvloedt.
Verloop van de procedure
1. De onderneming richt een preliminaire aanvraag aan de minister en aan het comité bestaande uit volgende elementen :
- De naam, vestigingsplaats en juridische entiteit van de onderneming;
- De naam en beschrijving van het product (merk, model);
- Een niet-gedetailleerde maar wel volledige omschrijving van de productieketen en het proces van toelevering (grondstoffen, onderdelen) met aanduiding van onderaannemers en toeleveranciers;
- De notulen van de vergadering tijdens dewelke de instanties van sociale dialoog (bijvoorbeeld de ondernemingsraad) geïnformeerd werden over het voornemen van de onderneming om de aanvraag tot toekenning van het label in te dienen;
- De reeds bekomen sociale en ethische labels voor het product en andere producten;
- Andere reeds bekomen certificaten.
2. Het comité beoordeelt de preliminaire aanvraag en verklaart de aanvraag al dan niet ontvankelijk. Hierbij houdt het comité rekening met de volledigheid van de ontvangen gegevens. Het comité bepaalt tevens welk deel van de productieketen minstens dient te worden nagekeken.
3. Indien de aanvraag ontvankelijk verklaard werd, bezorgt het comité de ontvankelijkheidsverklaring van het dossier aan de onderneming. Anderzijds zal de onderneming op de web site www.sociaal-label.be het volgende vinden :
- Een geactualiseerde lijst van erkende geaccrediteerde sociale auditinstellingen (voortaan controle-instellingen genaamd)
- Specifieke regels en richtlijnen in verband met de uitvoering van de controle.(Zie punt 3 van het lastenboek).
4. De onderneming maakt een keuze uit de lijst van erkende geaccrediteerde sociale auditinstellingen.(controle-instellingen)
5. De onderneming richt een definitieve aanvraag aan de controle-instelling met kopij aan het comité. Deze aanvraag bevat volgende elementen :
- Gedetailleerde gegevens (1) :
( (1) Minimale lijst. )
- Een gedetailleerde omschrijving van het product en het productieproces, inclusief eventuele onderdelen.- Een lijst van de onderaannemers en toeleveranciers welke betrokken zijn bij de productie met een gedetailleerde omschrijving van hun deelname in het productieproces.- Een beschrijving van de gerelateerde wetgeving van het (de) betreffende land(en) waarin de productie plaatsvindt.- Een beschrijving van het beheersysteem dat door de onderneming wordt opgezet om de wettelijke criteria (IAO-criteria) te waarborgen in al haar vestigingen, inclusief leveranciers en onderaannemers (overeenkomsten en akkoorden met onderaannemers, maatregelen om de sociale productievoorwaarden te verbeteren).- Een ondertekende verklaring dat alle werknemers(vertegenwoordigers) en alle ondernemingen die betrokken zijn bij de productie van het product waarvoor het label werd aangevraagd op de hoogte gebracht zijn en zullen gehouden worden van de aanvraag en eventuele toekenning van het label.- Een ondertekende verklaring van onderaannemers en toeleveranciers dat zij de fundamentele IAO-conventies respecteren binnen het bedrijf en dat zij de werknemers op de hoogte brengen van het bestaan van het label en de klachtenprocedure.
- Een kopij van de ontvankelijkheidsverklaring van het dossier, uitgereikt door het comité.
- De specifieke richtlijnen en regels van het comité in verband met de controle.
6. De controle-instelling aanvaardt al dan niet de opdracht en deelt haar beslissing mee aan de onderneming en aan het comité. Indien zij de opdracht aanvaardt, bepaalt zij ook een tijdslimiet voor de uitvoering. De controle-instelling kan screeningsactiviteiten of bepaalde controleactiviteiten laten uitvoeren in onderaanneming.
7. Na de controleaudit maakt de controle-instelling een voorlopig verslag met de eventueel vastgestelde nonconformiteiten over aan de onderneming met een kopij aan het comité. De verslagen van de gevoerde enquêtes en werfbezoeken worden in bijlage aan het voorlopig verslag toegevoegd.
8. Alvorens de controle-instelling overgaat tot de formulering van een definitief verslag dient de onderneming volgende gegevens over te maken aan de controle-instelling :
- Een eventuele beslissing om de verdere afhandeling van het aanvraagdossier op te schorten of stop te zetten.
- Een beschrijving van de correctieve maatregelen welke direct kunnen genomen worden door de onderneming om aan bepaalde nonconformiteiten tegemoet te komen.
- Een plan van aanpak voor de invoer van correctieve maatregelen welke tegemoet komen aan ernstige nonconformiteiten en veelal belangrijke structurele wijzigingen inhouden van het productiesysteem.
9. De controle-instelling maakt het definitieve verslag over aan de onderneming en aan het comité. In verband met de eventuele nonconformiteiten ontvangt het comité tevens een beoordeling van de reeds genomen correctieve maatregelen en /of een beoordeling van het plan van aanpak voor de nog te nemen correctieve maatregelen.
10. Na analyse van het verslag van de controle-instelling geeft het comité al dan niet een gunstig advies aan de minister.
Indien het definitieve verslag nog ernstige nonconformiteiten aantoont, beslist het comité dat een nieuwe controle kan worden uitgevoerd nadat de onderneming alle nodige correctieve maatregelen genomen heeft volgens het voorgelegde plan van aanpak.
De minister kent het label toe overeenkomstig het positieve advies van het comité.
De controles betreffende toezicht (tussentijdse controles), verlenging en/of uitbreiding van de aanvraag, verlopen volgens dezelfde procedure (punten 1.7 tot 1.11). Bij vaststelling van ernstige nonconformiteiten ingevolge tussentijdse controles, geeft het comité aan de minister een advies om het label in te trekken.
2. VERBINTENISSEN.
Opdat de procedure of het systeem werkt, dienen al de betrokken partijen zich te houden aan bepaalde regels en dienen zij bepaalde verbintenissen (verplichtingen) na te komen :- De verbintenissen van het comité ten aanzien van de onderneming, de controle-instelling en de bevoegde minister - De verbintenissen van de onderneming en de controle-instelling ten aanzien van het comité.
1. De onderneming verbindt er zich toe :
- Juiste en volledige gegevens te verschaffen bij het indienen van het preliminaire aanvraagdossier, overgemaakt aan het comité.
- Een controle-instelling te kiezen waarmee zij geen belangenrelaties heeft zodat de gekozen instelling onafhankelijkheid kan waarborgen in haar beoordeling.
- Juiste gedetailleerde gegevens te verschaffen bij het indienen van het definitieve aanvraagdossier, overgemaakt aan het comité en aan de controle-instelling.
- Het toegekende label enkel te gebruiken onder de bepaalde voorwaarden en volgens de wettelijke voorschriften.
- Na de toekenning van het label, de controle-instelling en het comité op de hoogte te brengen van alle relevante veranderingen welke zich voordoen binnen het productieproces en binnen de productieketen.
- Zelf de nodige stappen te zetten in verband met de verlenging van de periode van toekenning van het label;
- De minister en het comité tijdig op de hoogte te brengen van het besluit dat zij eventueel zou nemen de aanvraagprocedure stop te zetten.
- Alle onderaannemers en toeleveranciers op de hoogte te brengen van de aanvraag van het label, voorwaarden waaraan voldaan moet worden en het bestaan van de klachtenprocedure.
2. Het comité verbindt er zich toe :
- De ingewonnen informatie vertrouwelijk te behandelen.
- Een geactualiseerde lijst bij te houden van erkende en geaccrediteerde controle-instellingen.
- Regelmatig de procedure, het ermee gerelateerde lastenboek en de specifieke controleregels en richtlijnen te evalueren en eventueel aan te passen of bij te sturen op basis van klachten of op basis van bijzondere situaties welke zich voordoen.
3. De controle-instelling verbindt er zich toe :
- Het comité op de hoogte te brengen indien haar bevoegdheid om controles uit te voeren overeenkomstig de gestelde norm, werd ingetrokken door de accreditatie-instelling.
- Naast de sociale controleopdracht geen adviesopdracht voor de onderneming te vervullen, welke de onafhankelijkheid ten aanzien van deze onderneming in het gedrang zou brengen of kunnen brengen.
- De opdracht uitsluitend te aanvaarden indien zij geen belangenrelaties heeft met de aanvragende onderneming om als dusdanig objectiviteit te kunnen waarborgen in de beoordeling. Dit geldt ook voor haar lokale vertegenwoordigers en NGO's welke zij wenst inzet bij de controle.
- De specifieke regels en richtlijnen van het comité toe te passen.
3. SPECIFIEKE REGELS EN RICHTLIJNEN. (2)
( (2) De methode waarop de uitvoering van de plaatselijke controles berust wordt beschreven in een specifiek referentieel. )
Telkens één van de basisconventies (3) van de IAO niet wordt gerespecteerd kan de toekenning van het label worden geweigerd of ingetrokken.
( (3) Basisconventies :
1. het verdrag over de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en tot bescherming van het vakverenigingsrecht (verdrag nr. 87);
2. het verdrag over het recht zich te organiseren en collectief te onderhandelen (verdr. nr. 98);
3. het verdrag over de gedwongen arbeid (verdrag nr. 29);
4. het verdrag over de afschaffing van gedwongen arbeid (verdrag nr. 105);
5. het verdrag betreffende discriminatie (arbeid en beroep) (verdrag nr. 111);
6. het verdrag over gelijke beloning (verdrag nr. 100);
7. het verdrag over de minimumleeftijd (verdrag nr. 138);
8. het verdrag over de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182). )
Opdat de controle zou gebeuren naar de geest en naar de inhoud van de wet, schuift het comité de volgende eisen, regels en richtlijnen naar voren.
1. De controle-instellingen.
De controle mag gebeuren door erkende controle-instellingen welke zich hebben laten accrediteren volgens de Europese Norm EN 45004 (zal worden opgevolgd door ISO 17020) alsook door andere controleorganismen, erkend door de minister in het kader van art.4 § 2 van de wet van 27 februari 2002. Zo wordt de controle tevens erkend van de door SAI (Social Accountability International) geaccrediteerde instellingen welke de norm SA8000 als referentieel gebruiken.
2. Afbakening van het controlegebied.
Het comité bepaalt voor ieder van de aanvraagdossiers welk deel van de productieketen minstens aan een plaatselijke controle dient onderworpen te worden. Het comité motiveert deze beslissing overeenkomstig de aard en/ of de sector van het product (voeding, drank, kleding, brandstof, sportartikelen, speelgoed, dienstverlening, ), de herkomst (origine) van het product en de graad van afwerking van het product.
Bij de bepaling van de keuze welk deel minstens gecontroleerd moet worden zal door het comité gebruik gemaakt worden van enkele onafhankelijke en vastomlijnde krachtlijnen die ter informatie beschikbaar zijn.
3. De inhoud van de controle.
Op basis van de verstrekte gegevens en op basis van het voorafgaandelijk onderzoek (screening) bepaalt de controle-instelling welk deel van de productieketen en welke bedrijven in het bijzonder ter plaatse gecontroleerd dienen te worden teneinde de eerbiediging van de acht basisovereenkomsten (4) van de Internationale Arbeidsorganisatie te garanderen.
Hierbij maakt de controle-instelling gebruik van een kwaliteitszorgsysteem en van procedures welke de integriteit, de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid van het onderzoek garanderen.
- De screening
De screening gebeurt door middel van een literatuur - en bronnenonderzoek (internet, gespecialiseerde databanken, nieuwsgroepen, media-archieven, ) en het nemen van contacten met het management, relevante werknemers- en werkgeversorganisaties, NGO's en andere stakeholders.
Op deze manier zal de screening nagaan of :
- de fundamentele IAO-normen gerespecteerd zijn binnen de bedrijven die deel uitmaken van het afgebakende deel van de productieketen;- de contractuele overeenkomsten met de onderaannemers en/ of leveranciers worden nageleefd;- de bedrijven die werden aangeduid als deel uitmakend van de productieketen effectief hiervan deel uitmaken, en of de belangrijke bedrijven uit de productieketen effectief werden vermeld.- andere sociale controverses of conflicten plaatsvonden binnen de bedrijven die deel uitmaken van het afgebakende deel van de productieketen.
- De plaatselijke controles
De auditors die de plaatselijke controles uitvoeren moeten voldoen aan de volgende kwaliteitsvereisten :
- Kennis hebben van de plaatselijke cultuur en van de industriële betrekkingen, zo mogelijk in de betrokken sector;- Het vertrouwen genieten van de arbeiders en bedienden en vloeiend hun taal spreken of de gangbare taal van het land;- Contacten hebben met de werkgevers, de werknemers en de vakbonden, alsook met de verenigingen in het betrokken land;- De geldende regels en wetten kennen op het gebied van lonen en arbeidsvoorwaarden in het betrokken land;- Kennis en ervaring hebben met de sociale controles, en meer in het bijzonder, op het vlak van de arbeidsinspectie, in het vergaren van informatie omtrent de werkomstandigheden;- Kunnen bewijzen dat ze een vorming gekregen hebben voor het uitvoeren van sociale controles (bv. IAO-vorming, SA8000 auditoropleiding, programma van de publieke arbeidsinspectiediensten in samenwerking met de vakbonden).
De instelling geaccrediteerd voor de controle kan geschrapt worden van de lijst met erkende instellingen voor het sociaal label van zodra vastgesteld wordt dat zijzelf, of de instelling waaraan ze de controle uitbesteedt, niet aan de vereiste kwaliteitseisen voldoet, bv. In geval van niet volgen van de volledige controleprocedure, opzettelijke vervalsing, corruptie, enz.
Voor het uitvoeren van het bezoek ter plaatse moeten er interviews worden afgenomen van het management, de werknemers, de vakbonden en de relevante NGO's. Ook zullen de nodige documenten worden opgevraagd. Op basis van deze gegevens zal men vaststellen of :
- De directie en het personeel op de hoogte zijn van het bestaan en van de inhoud van de fundamentele IAO-normen en het belang hiervan voor de werknemers;- Het bedrijf de fundamentele IAO-normen naleeft;- De werknemers op de hoogte zijn van het bestaan van de klachtenprocedure betreffende het gebruik van het label;- De werknemers vinden dat de verklaringen van het management correct zijn;- De informatie betreffende de relaties tussen het aanvragende bedrijf en de onderaannemers en leveranciers correct zijn.
Een grondige analyse van het beheersysteem van het bedrijf moet het mogelijk maken na te gaan of de sociale maatregelen in verband met het label op duurzame wijze werden geïmplementeerd. (via verklaringen, overeenkomsten, contracten, informatieverschaffing, klachtenbeheer, interne controleprocedures, enz. )
Tijdens het bezoek zullen de relevante documenten worden geraadpleegd.
De controle-instelling kan lokale controleurs aanduiden voor het voeren van enquêtes en werfbezoeken. Deze volgen dezelfde procedure overeenkomstig de inhoudelijke methoden.
De methode waarop de plaatselijke controles worden uitgevoerd wordt beschreven in het referentieel, dat aan de controle-instelling zal worden overgemaakt bij het aanvaarden van een opdracht. Dit referentieel moet eveneens nageleefd worden.
4. Frequentie van de uitvoering van de controle.
- Initiële audit.
- Het voorlopige verslag dient overhandigd te zijn aan het comité binnen de 9 maanden volgend op de officiële aanvraag.- Het definitieve verslag dient overhandigd te zijn aan het comité binnen de 12 maanden volgend op de officiële aanvraag.
- Toezichtsaudit : minstens jaarlijks (datum van toekenning van het label/ afwijking max. 3 maanden).
- Uitbreidingsaudit : op aanvraag, liefst samen met een toezichtsaudit.
- Verlengingsaudit : om de 3 jaar (datum van toekenning van het label/ afwijking max. 6 maanden).
Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 7 april 2003 houdende goedkeuring van het lastenboek voor een sociaal verantwoorde productie.
De Minister van Economie,
Ch. PICQUE.
Art. N. LABEL SOCIAL : LE CAHIER DES CHARGES.
1. LA PROCEDURE.
La procédure décrit le système qui mène à l'octroi et au maintien du label pour un produit. Elle décrit chronologiquement la relation directe entre le comité et les acteurs directement impliqués dans l'octroi du label; à savoir, l'entreprise elle-même, l'organisme de contrôle et l'autorité compétente (le Ministre des affaires économiques).
La procédure ne décrit pas :- La relation entre l'organisme de contrôle (entreprise d'audit social) et l'organisme d'accréditation car ce dernier n'est pas directement impliqué dans la procédure d'octroi du label.- La relation entre l'organisme de contrôle et l'entreprise car cette relation n'est pas du ressort du comité.
La procédure se présente sous la forme suivante :
1.L'entreprise adresse une demande préliminaire au Ministre et au comité, contenant les éléments suivants :
- Le nom, le lieu d'implantation et l'entité juridique de l'entreprise;
- Le nom et la description du produit (marque, modèle);
- Une description complète mais non détaillée de la chaîne de production et du processus d'approvisionnement (matières premières, composantes) avec notification des sous-traitants et des fournisseurs;
- Le procès verbal de la réunion pendant laquelle les instances de dialogue social (par exemple le comité d'avis de l'entreprise) ont été informées de l'intention de la direction de l'entreprise à introduire la demande pour l'octroi du label;
- Les labels sociaux déjà obtenus pour le produit et pour d'autres produits;
- Autres certificats déjà obtenus.
2. Le comité étudie la demande préliminaire et déclare si la demande est recevable ou pas. Pour ce faire, il prend en considération la couverture des données reçues. Le comité détermine la partie de la chaîne de production qui doit être soumise au contrôle.
3. Si la demande est déclarée recevable, le comité transmet la déclaration de recevabilité du dossier à l'entreprise. Par ailleurs, l'entreprise trouvera sur le site www.label-social.be:
- Une liste actualisée des entreprises d'audit social (dénommées " organismes de contrôle ") reconnues et accréditées;
- Les règles et lignes directrices spécifiques concernant l'exécution du contrôle (voir point 3 du cahier des charges).
4. L'entreprise choisit une entreprise d'audit social reconnue et accréditée (organisme de contrôle) dans la liste fournie par le comité.
5. L'entreprise adresse une demande définitive à l'organisme de contrôle avec copie au comité. Cette demande contient les éléments suivants :
- les informations suivantes (1) :
( (1) Liste minimale )
- Une description détaillée du produit et de la chaîne de production en ce compris les sous-traitants;- Une liste des fournisseurs et sous-traitants concernés par la production ainsi qu'une description détaillée de leur rôle au niveau de la production;- Une description de la législation relative à la production sociale dans le(s) pays de production;- Une description du système de gestion qui a été mis en place dans l'entreprise et qui garantit le respect des critères légaux (conventions de base de l'OIT) dans toutes ses succursales, en ce compris les fournisseurs et sous-traitants (contrats et accords avec les sous-traitants, mesures destinées à promouvoir les conditions sociales de production);- Une déclaration signée que tous les travailleurs (ou leurs représentants) et les entreprises qui participent à la production du produit pour lequel une demande d'octroi a été faite, ont été ou seront mis au courant de la demande et de l'octroi éventuel du label.- Une déclaration signée par les sous-traitants et fournisseurs précisant qu'ils respectent les conventions fondamentales de l'OIT au sein de leur entreprise et qu'ils informent les travailleurs de l'existence du label et de la procédure de plainte;
- Une copie de la déclaration de recevabilité du dossier délivrée par le comité.
- Les règles et les lignes directrices spécifiques du comité concernant le contrôle.
6. L'organisme de contrôle communique à l'entreprise et au comité sa décision concernant l'acceptation de la mission qui lui est confiée. S'il accepte la mission, il doit également préciser le délai nécessaire à sa bonne exécution. L'organisme de contrôle peut faire exécuter en sous-traitance des activités de screening et certaines activités de contrôle.
7. Après l'audit, l'organisme de contrôle fournit un rapport provisoire, mentionnant les éventuelles non-conformités, à l'entreprise avec copie au comité. Les procès verbaux concernant les enquêtes et les visites de chantier seront annexées au rapport provisoire.
8. Avant la rédaction du rapport définitif par l'organisme de contrôle, l'entreprise doit fournir à celui-ci les éléments suivants :
- Sa décision éventuelle de suspendre la demande ou de renoncer à la demande;
- Une description des mesures correctives qui peuvent être introduites immédiatement par l'entreprise pour pouvoir répondre à certaines non-conformités;
- Un plan d'exécution concernant l'introduction des mesures correctives pour répondre à des non-conformités graves et qui demandent le plus souvent des changements structurels significatifs au niveau du système de production.
9. L'organisme de contrôle transmet le rapport définitif à l'entreprise et au comité. En ce qui concerne les non-conformités éventuelles, le comité reçoit également un avis concernant les mesures correctives déjà prises et/ou un avis concernant le plan d'exécution des mesures correctives encore à prendre.
10. Après analyse du rapport définitif de l'organisme de contrôle, le comité émet un avis motivé positif ou négatif au Ministre.
11. Si le rapport définitif fait état de non-conformités graves, le comité peut décider qu'un nouveau contrôle pourra être réalisé après que l'entreprise a pris toutes les actions correctives suivant le plan d'exécution déposé.
12. Le Ministre autorise l'octroi du label en se basant sur l'avis positif du comité.
13. Les contrôles qui concernent la surveillance (contrôles intermédiaires), la prolongation et/ ou l'extension de la demande se déroulent selon la même procédure (points 1.7 à 1.11). En cas de non-conformités graves constatées suite à des contrôles intermédiaires, le comité propose au Ministre de retirer le label.
2. ENGAGEMENTS.
Pour que la procédure ou le système fonctionne, toutes les parties prenantes s'engagent à suivre certaines règles et à respecter les engagements pris. Différents types d'engagement peuvent être identifiés :
Les engagements bilatéraux pris par le comité vis à vis l'entreprise, l'organisme de contrôle et le Ministre;
Les engagements de l'entreprise et l'organisme de contrôle vis à vis le comité.
1. L'entreprise s'engage à :
- Fournir des données correctes et conformes au moment de l'introduction de la demande préliminaire auprès du comité.
- Choisir un organisme de contrôle avec lequel elle n'a pas de relations privilégiées pour garantir que l'organisme pourra exercer le contrôle en toute indépendance et objectivité.
- Fournir des données correctes et exactes au moment de l'introduction de la demande définitive auprès du comité et de l'organisme de contrôle.
- Utiliser le label uniquement sous les conditions déterminées par les prescriptions légales.
- Informer l'organisme de contrôle et le comité de tous les changements significatifs réalisés au niveau du processus et de la chaîne de production, après l'octroi du label.
- Faire le nécessaire en ce qui concerne le prolongement de la période d'octroi du label.
- Informer le Ministre et le comité à temps de la décision éventuelle de suspendre la demande ou de renoncer à la demande.
- Informer tous les sous-traitants et fournisseurs de la demande de l'octroi du label, des conditions à remplir et de l'existence de la procédure de plainte.
2. Le comité s'engage à :
- Traiter les informations de manière confidentielle.
- Disposer d'une liste actualisée des organismes de contrôle reconnus et accrédités.
- Evaluer régulièrement la procédure, le cahier des charges qui en dépend, les règles de contrôle et les lignes directrices spécifiques et éventuellement les modifier en se basant sur des plaintes éventuelles ou des situations particulières qui se manifestent.
3. L'organisme de contrôle s'engage à :
- Informer le comité si l'accréditation, permettant l'exécution d'un contrôle suivant les normes d'application, est retirée par son organisme d'accréditation.
- Refuser toute autre mission ou consultation financée par l'entreprise, permettant de continuer à assurer l'objectivité et l'indépendance pendant l'audit.
- Accepter la mission de contrôle uniquement s'il n'a pas de relations directes et privilégiées avec l'entreprise pour permettre d'assurer l'objectivité et l'indépendance pendant l'audit. Ceci est également d'application pour les ONG et les représentants locaux qu'il fait intervenir pour la réalisation du contrôle.
- Appliquer les règles spécifiques et lignes directrices du comité.
3. LES LIGNES DIRECTRICES ET LES REGLES SPECIFIQUES DE CONTROLE (2).
( (2) Un référentiel spécifique décrit la méthode d'exécution du contrôle. )
Dès qu'une convention (3) de base de l'OIT n'est pas respectée, l'octroi du label peut être refusé ou retiré.
( (3) Conventions de base:
1. La convention sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical (convention n°87);
2. La convention sur le droit d'organisation et de négociation collective (convention n°98);
3. La convention sur le travail forcé (convention n°29);
4. La convention sur l'abolition du travail forcé (convention n°105);
5. La convention concernant la discrimination (emploi et profession) (convention n°111);
6. La convention sur l'égalité de rémunération (convention n°100);
7. La convention sur l'âge minimum (convention n°138);
8. La convention sur les pires formes de travail des enfants (convention n°182). )
Pour que le contrôle se réalise suivant l'esprit et la lettre de la loi, le comité avance les exigences, règles et lignes directrices suivantes :
1. Les organismes de contrôle
Le contrôle peut être réalisé par des organismes de contrôle accrédités suivant la norme européenne EN 45004 (sera poursuivi par ISO 17020) ainsi que par d'autres organismes de contrôle reconnus par le Ministre dans le cadre de l'art. 4 § 2 de la loi du 27 février 2002. Ainsi, le comité reconnaît les organismes de contrôle accrédités par SAI (Social Accountability International) qui utilisent la norme SA8000 comme référentiel.
2. Limitation de l'étendue du contrôle
Le comité détermine pour chaque dossier la partie de la chaîne de production à soumettre, au minimum, au contrôle sur place. Cette décision est motivée par le comité suivant la nature et/ou le secteur du produit (nourriture, boissons, vêtements, carburants, articles de sport, jouets, services, etc.), l'origine du produit et le degré de finition du produit.
Pour déterminer la partie de la chaîne qui doit au minimum être soumise au contrôle, le comité utilisera des lignes directrices spécifiques et indépendantes qui seront disponibles à titre d'information.
3. Le contenu du contrôle
En se basant sur les données acquises et la recherche préliminaire (screening), l'organisme de contrôle détermine la partie de la chaîne de production et les entreprises qui seront soumises au contrôle sur place afin de pouvoir garantir le respect des huit conventions fondamentales de l'Organisation Internationale du Travail.
Pour ce faire, l'organisme de contrôle utilise un système de qualité et des procédures qui assurent l'intégrité, l'indépendance et l'impartialité du contrôle.
- Le screening
Le screening est réalisé sur base d'une recherche documentaire (littérature, autres sources comme internet, banques de données spécialisées, newsgroups, archives médias) et de prises de contact avec le management, les organisations représentatives des travailleurs et des employeurs, les ONG et autres stakeholders. De cette manière, le screening vérifie si :
- Les normes fondamentales de l'OIT sont respectées par les entreprises qui font partie de la chaîne de production à contrôler;- Les contrats bilatéraux avec les sous-traitants et les fournisseurs sont respectés;- Les entreprises identifiées dans la chaîne de production en font réellement partie et si les entreprises significatives de la chaîne de production ont été identifiées;- D'autres controverses ou conflits sociaux ont eu lieu au niveau des entreprises qui font partie de la partie de chaîne de production envisagée.
- Les contrôles sur place.
Les auditeurs qui exécutent le contrôle sur place doivent répondre aux exigences de qualité suivantes :
- Avoir connaissance de la culture locale et des relations industrielles, si possible au niveau du secteur concerné;- Bénéficier de la confiance des travailleurs et parler correctement leur langue et/ ou la langue officielle du pays;- Avoir des contacts avec les employeurs, les travailleurs et les syndicats, ainsi que les associations dans le pays concerné;- Avoir connaissance des règles et de la législation en vigueur concernant les rémunérations et conditions d'emploi dans le pays concerné;- Avoir connaissance et expérience au niveau des contrôles sociaux, et plus particulièrement au niveau de l'inspection de travail, de la collecte d'information concernant les conditions de travail;- Pouvoir attester avoir reçu une formation dans le domaine de l'audit social (formation OIT, formation auditeur SA8000, programme des services publics d'inspection de travail en collaboration avec les syndicats).
L'organisme accrédité pour le contrôle du label social peut être retiré de la liste des organismes reconnus, dès constat qu'il ou le sous-traitant qui exécute le contrôle, ne répond pas aux critères exigés, p.ex. en cas de non-respect de la procédure de contrôle, falsification volontaire, corruption, etc.
Le contrôle sur place se réalise par interviews et enquêtes menées auprès du management, des employés, des syndicats, des ONG et des autres organismes pertinents. Tous les documents nécessaires seront également demandés. Les informations recueillies doivent permettre de constater :
- La connaissance par le management et le personnel du contenu des normes fondamentales de l'OIT et de l'impact de celles-ci sur les travailleurs;- Le respect par l'entreprise des normes fondamentales de l'OIT;- La connaissance de l'existence de la procédure de plainte et d'utilisation du label par les travailleurs;- La connaissance par les travailleurs des déclarations faites par le management et leur authenticité;- L'authenticité des informations concernant les relations entre l'entreprise demanderesse et les sous-traitants.
Une analyse fondamentale du système de gestion de l'entreprise doit permettre de constater si les mesures sociales concernant l'utilisation du label sont appliquées de façon permanente (déclarations, accords bilatéraux, contrats, informations, gestion des plaintes, procédures de contrôle interne, etc.).
Pendant la visite, des documents pertinents seront consultés.
L'organisme de contrôle peut désigner des contrôleurs locaux pour exécuter les enquêtes et les visites sur place. Ceux-ci suivent la même procédure et appliquent les mêmes méthodes.
La manière dont les contrôles sur place se déroulent sont décrits dans le référentiel qui sera transmis à l'organisme de contrôle lors de l'acceptation d'une mission. Ce référentiel doit également être appliqué.
4. Fréquence de l'exécution du contrôle
- Audit initial.
- le rapport provisoire doit être soumis au comité endéans les 9 mois qui suivent la demande officielle.- Le rapport définitif doit être soumis au comité endéans les 12 mois qui suivent la demande officielle.
- Audit de surveillance : au moins une fois par an (sur base de la date d'octroi du label/marge maximale de 3 mois).
- Audit d'extension : sur demande, de préférence ensemble avec un audit de surveillance.
- Audit de prolongation : tous les 3 ans (date d'octroi du label/ déviation max. 6 mois).
Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 7 avril 2003 approuvant le cahier des charges pour une production socialement responsable.
Le Ministre de l'Economie,
Ch. PICQUE.
1. LA PROCEDURE.
La procédure décrit le système qui mène à l'octroi et au maintien du label pour un produit. Elle décrit chronologiquement la relation directe entre le comité et les acteurs directement impliqués dans l'octroi du label; à savoir, l'entreprise elle-même, l'organisme de contrôle et l'autorité compétente (le Ministre des affaires économiques).
La procédure ne décrit pas :- La relation entre l'organisme de contrôle (entreprise d'audit social) et l'organisme d'accréditation car ce dernier n'est pas directement impliqué dans la procédure d'octroi du label.- La relation entre l'organisme de contrôle et l'entreprise car cette relation n'est pas du ressort du comité.
La procédure se présente sous la forme suivante :
1.L'entreprise adresse une demande préliminaire au Ministre et au comité, contenant les éléments suivants :
- Le nom, le lieu d'implantation et l'entité juridique de l'entreprise;
- Le nom et la description du produit (marque, modèle);
- Une description complète mais non détaillée de la chaîne de production et du processus d'approvisionnement (matières premières, composantes) avec notification des sous-traitants et des fournisseurs;
- Le procès verbal de la réunion pendant laquelle les instances de dialogue social (par exemple le comité d'avis de l'entreprise) ont été informées de l'intention de la direction de l'entreprise à introduire la demande pour l'octroi du label;
- Les labels sociaux déjà obtenus pour le produit et pour d'autres produits;
- Autres certificats déjà obtenus.
2. Le comité étudie la demande préliminaire et déclare si la demande est recevable ou pas. Pour ce faire, il prend en considération la couverture des données reçues. Le comité détermine la partie de la chaîne de production qui doit être soumise au contrôle.
3. Si la demande est déclarée recevable, le comité transmet la déclaration de recevabilité du dossier à l'entreprise. Par ailleurs, l'entreprise trouvera sur le site www.label-social.be:
- Une liste actualisée des entreprises d'audit social (dénommées " organismes de contrôle ") reconnues et accréditées;
- Les règles et lignes directrices spécifiques concernant l'exécution du contrôle (voir point 3 du cahier des charges).
4. L'entreprise choisit une entreprise d'audit social reconnue et accréditée (organisme de contrôle) dans la liste fournie par le comité.
5. L'entreprise adresse une demande définitive à l'organisme de contrôle avec copie au comité. Cette demande contient les éléments suivants :
- les informations suivantes (1) :
( (1) Liste minimale )
- Une description détaillée du produit et de la chaîne de production en ce compris les sous-traitants;- Une liste des fournisseurs et sous-traitants concernés par la production ainsi qu'une description détaillée de leur rôle au niveau de la production;- Une description de la législation relative à la production sociale dans le(s) pays de production;- Une description du système de gestion qui a été mis en place dans l'entreprise et qui garantit le respect des critères légaux (conventions de base de l'OIT) dans toutes ses succursales, en ce compris les fournisseurs et sous-traitants (contrats et accords avec les sous-traitants, mesures destinées à promouvoir les conditions sociales de production);- Une déclaration signée que tous les travailleurs (ou leurs représentants) et les entreprises qui participent à la production du produit pour lequel une demande d'octroi a été faite, ont été ou seront mis au courant de la demande et de l'octroi éventuel du label.- Une déclaration signée par les sous-traitants et fournisseurs précisant qu'ils respectent les conventions fondamentales de l'OIT au sein de leur entreprise et qu'ils informent les travailleurs de l'existence du label et de la procédure de plainte;
- Une copie de la déclaration de recevabilité du dossier délivrée par le comité.
- Les règles et les lignes directrices spécifiques du comité concernant le contrôle.
6. L'organisme de contrôle communique à l'entreprise et au comité sa décision concernant l'acceptation de la mission qui lui est confiée. S'il accepte la mission, il doit également préciser le délai nécessaire à sa bonne exécution. L'organisme de contrôle peut faire exécuter en sous-traitance des activités de screening et certaines activités de contrôle.
7. Après l'audit, l'organisme de contrôle fournit un rapport provisoire, mentionnant les éventuelles non-conformités, à l'entreprise avec copie au comité. Les procès verbaux concernant les enquêtes et les visites de chantier seront annexées au rapport provisoire.
8. Avant la rédaction du rapport définitif par l'organisme de contrôle, l'entreprise doit fournir à celui-ci les éléments suivants :
- Sa décision éventuelle de suspendre la demande ou de renoncer à la demande;
- Une description des mesures correctives qui peuvent être introduites immédiatement par l'entreprise pour pouvoir répondre à certaines non-conformités;
- Un plan d'exécution concernant l'introduction des mesures correctives pour répondre à des non-conformités graves et qui demandent le plus souvent des changements structurels significatifs au niveau du système de production.
9. L'organisme de contrôle transmet le rapport définitif à l'entreprise et au comité. En ce qui concerne les non-conformités éventuelles, le comité reçoit également un avis concernant les mesures correctives déjà prises et/ou un avis concernant le plan d'exécution des mesures correctives encore à prendre.
10. Après analyse du rapport définitif de l'organisme de contrôle, le comité émet un avis motivé positif ou négatif au Ministre.
11. Si le rapport définitif fait état de non-conformités graves, le comité peut décider qu'un nouveau contrôle pourra être réalisé après que l'entreprise a pris toutes les actions correctives suivant le plan d'exécution déposé.
12. Le Ministre autorise l'octroi du label en se basant sur l'avis positif du comité.
13. Les contrôles qui concernent la surveillance (contrôles intermédiaires), la prolongation et/ ou l'extension de la demande se déroulent selon la même procédure (points 1.7 à 1.11). En cas de non-conformités graves constatées suite à des contrôles intermédiaires, le comité propose au Ministre de retirer le label.
2. ENGAGEMENTS.
Pour que la procédure ou le système fonctionne, toutes les parties prenantes s'engagent à suivre certaines règles et à respecter les engagements pris. Différents types d'engagement peuvent être identifiés :
Les engagements bilatéraux pris par le comité vis à vis l'entreprise, l'organisme de contrôle et le Ministre;
Les engagements de l'entreprise et l'organisme de contrôle vis à vis le comité.
1. L'entreprise s'engage à :
- Fournir des données correctes et conformes au moment de l'introduction de la demande préliminaire auprès du comité.
- Choisir un organisme de contrôle avec lequel elle n'a pas de relations privilégiées pour garantir que l'organisme pourra exercer le contrôle en toute indépendance et objectivité.
- Fournir des données correctes et exactes au moment de l'introduction de la demande définitive auprès du comité et de l'organisme de contrôle.
- Utiliser le label uniquement sous les conditions déterminées par les prescriptions légales.
- Informer l'organisme de contrôle et le comité de tous les changements significatifs réalisés au niveau du processus et de la chaîne de production, après l'octroi du label.
- Faire le nécessaire en ce qui concerne le prolongement de la période d'octroi du label.
- Informer le Ministre et le comité à temps de la décision éventuelle de suspendre la demande ou de renoncer à la demande.
- Informer tous les sous-traitants et fournisseurs de la demande de l'octroi du label, des conditions à remplir et de l'existence de la procédure de plainte.
2. Le comité s'engage à :
- Traiter les informations de manière confidentielle.
- Disposer d'une liste actualisée des organismes de contrôle reconnus et accrédités.
- Evaluer régulièrement la procédure, le cahier des charges qui en dépend, les règles de contrôle et les lignes directrices spécifiques et éventuellement les modifier en se basant sur des plaintes éventuelles ou des situations particulières qui se manifestent.
3. L'organisme de contrôle s'engage à :
- Informer le comité si l'accréditation, permettant l'exécution d'un contrôle suivant les normes d'application, est retirée par son organisme d'accréditation.
- Refuser toute autre mission ou consultation financée par l'entreprise, permettant de continuer à assurer l'objectivité et l'indépendance pendant l'audit.
- Accepter la mission de contrôle uniquement s'il n'a pas de relations directes et privilégiées avec l'entreprise pour permettre d'assurer l'objectivité et l'indépendance pendant l'audit. Ceci est également d'application pour les ONG et les représentants locaux qu'il fait intervenir pour la réalisation du contrôle.
- Appliquer les règles spécifiques et lignes directrices du comité.
3. LES LIGNES DIRECTRICES ET LES REGLES SPECIFIQUES DE CONTROLE (2).
( (2) Un référentiel spécifique décrit la méthode d'exécution du contrôle. )
Dès qu'une convention (3) de base de l'OIT n'est pas respectée, l'octroi du label peut être refusé ou retiré.
( (3) Conventions de base:
1. La convention sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical (convention n°87);
2. La convention sur le droit d'organisation et de négociation collective (convention n°98);
3. La convention sur le travail forcé (convention n°29);
4. La convention sur l'abolition du travail forcé (convention n°105);
5. La convention concernant la discrimination (emploi et profession) (convention n°111);
6. La convention sur l'égalité de rémunération (convention n°100);
7. La convention sur l'âge minimum (convention n°138);
8. La convention sur les pires formes de travail des enfants (convention n°182). )
Pour que le contrôle se réalise suivant l'esprit et la lettre de la loi, le comité avance les exigences, règles et lignes directrices suivantes :
1. Les organismes de contrôle
Le contrôle peut être réalisé par des organismes de contrôle accrédités suivant la norme européenne EN 45004 (sera poursuivi par ISO 17020) ainsi que par d'autres organismes de contrôle reconnus par le Ministre dans le cadre de l'art. 4 § 2 de la loi du 27 février 2002. Ainsi, le comité reconnaît les organismes de contrôle accrédités par SAI (Social Accountability International) qui utilisent la norme SA8000 comme référentiel.
2. Limitation de l'étendue du contrôle
Le comité détermine pour chaque dossier la partie de la chaîne de production à soumettre, au minimum, au contrôle sur place. Cette décision est motivée par le comité suivant la nature et/ou le secteur du produit (nourriture, boissons, vêtements, carburants, articles de sport, jouets, services, etc.), l'origine du produit et le degré de finition du produit.
Pour déterminer la partie de la chaîne qui doit au minimum être soumise au contrôle, le comité utilisera des lignes directrices spécifiques et indépendantes qui seront disponibles à titre d'information.
3. Le contenu du contrôle
En se basant sur les données acquises et la recherche préliminaire (screening), l'organisme de contrôle détermine la partie de la chaîne de production et les entreprises qui seront soumises au contrôle sur place afin de pouvoir garantir le respect des huit conventions fondamentales de l'Organisation Internationale du Travail.
Pour ce faire, l'organisme de contrôle utilise un système de qualité et des procédures qui assurent l'intégrité, l'indépendance et l'impartialité du contrôle.
- Le screening
Le screening est réalisé sur base d'une recherche documentaire (littérature, autres sources comme internet, banques de données spécialisées, newsgroups, archives médias) et de prises de contact avec le management, les organisations représentatives des travailleurs et des employeurs, les ONG et autres stakeholders. De cette manière, le screening vérifie si :
- Les normes fondamentales de l'OIT sont respectées par les entreprises qui font partie de la chaîne de production à contrôler;- Les contrats bilatéraux avec les sous-traitants et les fournisseurs sont respectés;- Les entreprises identifiées dans la chaîne de production en font réellement partie et si les entreprises significatives de la chaîne de production ont été identifiées;- D'autres controverses ou conflits sociaux ont eu lieu au niveau des entreprises qui font partie de la partie de chaîne de production envisagée.
- Les contrôles sur place.
Les auditeurs qui exécutent le contrôle sur place doivent répondre aux exigences de qualité suivantes :
- Avoir connaissance de la culture locale et des relations industrielles, si possible au niveau du secteur concerné;- Bénéficier de la confiance des travailleurs et parler correctement leur langue et/ ou la langue officielle du pays;- Avoir des contacts avec les employeurs, les travailleurs et les syndicats, ainsi que les associations dans le pays concerné;- Avoir connaissance des règles et de la législation en vigueur concernant les rémunérations et conditions d'emploi dans le pays concerné;- Avoir connaissance et expérience au niveau des contrôles sociaux, et plus particulièrement au niveau de l'inspection de travail, de la collecte d'information concernant les conditions de travail;- Pouvoir attester avoir reçu une formation dans le domaine de l'audit social (formation OIT, formation auditeur SA8000, programme des services publics d'inspection de travail en collaboration avec les syndicats).
L'organisme accrédité pour le contrôle du label social peut être retiré de la liste des organismes reconnus, dès constat qu'il ou le sous-traitant qui exécute le contrôle, ne répond pas aux critères exigés, p.ex. en cas de non-respect de la procédure de contrôle, falsification volontaire, corruption, etc.
Le contrôle sur place se réalise par interviews et enquêtes menées auprès du management, des employés, des syndicats, des ONG et des autres organismes pertinents. Tous les documents nécessaires seront également demandés. Les informations recueillies doivent permettre de constater :
- La connaissance par le management et le personnel du contenu des normes fondamentales de l'OIT et de l'impact de celles-ci sur les travailleurs;- Le respect par l'entreprise des normes fondamentales de l'OIT;- La connaissance de l'existence de la procédure de plainte et d'utilisation du label par les travailleurs;- La connaissance par les travailleurs des déclarations faites par le management et leur authenticité;- L'authenticité des informations concernant les relations entre l'entreprise demanderesse et les sous-traitants.
Une analyse fondamentale du système de gestion de l'entreprise doit permettre de constater si les mesures sociales concernant l'utilisation du label sont appliquées de façon permanente (déclarations, accords bilatéraux, contrats, informations, gestion des plaintes, procédures de contrôle interne, etc.).
Pendant la visite, des documents pertinents seront consultés.
L'organisme de contrôle peut désigner des contrôleurs locaux pour exécuter les enquêtes et les visites sur place. Ceux-ci suivent la même procédure et appliquent les mêmes méthodes.
La manière dont les contrôles sur place se déroulent sont décrits dans le référentiel qui sera transmis à l'organisme de contrôle lors de l'acceptation d'une mission. Ce référentiel doit également être appliqué.
4. Fréquence de l'exécution du contrôle
- Audit initial.
- le rapport provisoire doit être soumis au comité endéans les 9 mois qui suivent la demande officielle.- Le rapport définitif doit être soumis au comité endéans les 12 mois qui suivent la demande officielle.
- Audit de surveillance : au moins une fois par an (sur base de la date d'octroi du label/marge maximale de 3 mois).
- Audit d'extension : sur demande, de préférence ensemble avec un audit de surveillance.
- Audit de prolongation : tous les 3 ans (date d'octroi du label/ déviation max. 6 mois).
Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 7 avril 2003 approuvant le cahier des charges pour une production socialement responsable.
Le Ministre de l'Economie,
Ch. PICQUE.