5 SEPTEMBER 1994. - Koninklijk besluit tot regeling van de toegang tot de informatiegegevens en van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de [afdeling Begroting en Gegevensbeheer en de Administraties Basisonderwijs, Secundair Onderwijs, Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en Permanente vorming] van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en tot gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen in hoofde van de schooldirecties. (KB 2002-07-07/44, art. 1, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002) (NOTA : Raadpleging van vroegere versies vanaf 14-09-1994 en tekstbijwerking tot 17-09-2002).
HOOFDSTUK I. - Toegang tot de informatiegegevens.
Art. 1-2
HOOFDSTUK II. - Gebruik van het identificatienummer.
Art. 3-4
HOOFDSTUK III. - (Vertrouwelijkheid en beveiliging van de verwerkingen). <KB 2002-07-07/44, art. 5, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>
Art. 4bis, 5-6
HOOFDSTUK I. - Toegang tot de informatiegegevens.
Artikel 1. <KB 2002-07-07/44, art. 2, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002> Aan de afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, wordt toegang verleend tot de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste lid, 1° tot 6°, 8° en 9°, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen voor de oprichting van een centrale databank van schoolloopbanen.
De in het eerste lid bedoelde toegang tot de informatiegegevens geldt uitsluitend voor het vervullen van de volgende doeleinden en binnen de in het derde lid bepaalde perken :
1° de controle op de inschrijvingen in een school en de controle op het geregeld schoolbezoek;
2° de follow-up van de studie- en schoolloopbaan van de leerling of student;
3° de rationalisatie van de bestaande gegevensopvragingen.
De in het eerste lid bedoelde toegang tot de informatiegegevens geldt alleen voor :
1° het afdelingshoofd van de Afdeling Begroting en Gegevensbeheer en de directeurs-generaal van de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming;
2° de personeelsleden die uit de kring van de onder 1° vermelde ambtenaren, binnen hun diensten, schriftelijk en bij name worden aangewezen wegens hun functies en binnen de perken van hun respectieve bevoegdheden.
Art.2. De met toepassing van artikel 1, eerste lid, verkregen informatiegegevens mogen slechts worden gebruikt voor de in artikel 1, tweede lid, vermelde doeleinden. Zij mogen niet worden medegedeeld aan derden.
Worden niet als derden beschouwd voor de toepassing van het eerste lid :
1° de natuurlijke personen waarop die informatiegegevens betrekking hebben, alsook hun wettelijke vertegenwoordigers;
2° de openbare overheden en de instellingen aangewezen krachtens artikel 5 van de voormelde wet van 8 augustus 1983, in het kader van de betrekkingen die zij voor de in artikel 1, tweede lid, vermelde doeleinden met de (afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming) van het departement Onderwijs onderhouden. <KB 2002-07-07/44, art. 3, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>
HOOFDSTUK II. - Gebruik van het identificatienummer.
Art.3. Aan de in artikel 1, derde lid, van dit besluit vermelde personeelsleden van de (afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming) van het departement Onderwijs wordt machtiging verleend om het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. <KB 2002-07-07/44, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>
Aan de schooldirecties wordt machtiging verleend om het identificatienummer van de personen die ingeschreven zijn in het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken, evenwel uitsluitend met betrekking tot de personen die in hun school zijn ingeschreven en zonder dat zij het nummer zelf bij het Rijksregister kunnen opvragen.
Het identificatienummer kan aan de schooldirecties medegedeeld worden door de betrokken personen zelf, door de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen of in rechte of in feite de minderjarige onder hun bewaring hebben, of door de (afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming) van het departement Onderwijs. <KB 2002-07-07/44, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>
De machtiging tot gebruik van het identificatienummer door de (afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming) van het departement Onderwijs is beperkt tot het vervullen van de in artikel 1, tweede lid, van dit besluit vermelde taken. <KB 2002-07-07/44, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>
Het gebruik van het identificatienummer door de schooldirecties is enkel toegestaan naar aanleiding van de uitwisseling van gegevens betreffende de in de school ingeschreven personen met de (afdeling Begroting en Gegevensbeheer, de Administratie Basisonderwijs, de Administratie Secundair Onderwijs, de Administratie Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek en de Administratie Permanente Vorming) van het departement Onderwijs voor het vervullen van de in artikel 1, tweede lid, vermelde taken. <KB 2002-07-07/44, art. 4, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>
Art.4. Voor interne doeleinden mag het identificatienummer uitsluitend gebruikt worden als identificatiemiddel in de dossiers, bestanden en repertoria die door de betrokken diensten worden bijgehouden, voor het vervullen van de in artikel 1, tweede lid, vermelde taken.
Bij extern gebruik mag het identificatienummer enkel gebruikt worden in de betrekkingen die voor het vervullen van de in artikel 1, tweede lid, vermelde taken noodzakelijk zijn, met :
- de houder van het nummer of zijn wettelijke vertegenwoordigers;
- de openbare overheden en instellingen die ingevolge artikel 8 van de wet van 8 augustus 1983 zelf machtiging hebben verkregen om het identificatienummer te gebruiken en die optreden in de uitoefening van hun wettelijke en reglementaire bevoegdheden.
HOOFDSTUK III. - (Vertrouwelijkheid en beveiliging van de verwerkingen).
Art. 4bis. <Ingevoegd bij KB 2002-07-07/44, art. 6, 002; Inwerkingtreding : 27-09-2002>De in artikel 1, eerste lid, en artikel 3, eerste lid, verleende machtiging is afhankelijk van de aanwijzing van een aangestelde voor de gegevensbescherming. Teneinde de veiligheid van de verwerkte of uitgewisselde informatiegegevens te verzekeren, wordt de aangestelde voor de gegevensbescherming minstens belast met de volgende taken :
1° het opmaken en implementeren van een technisch veiligheidsplan, dat zowel de integriteit van de hardware als van de bestanden verzekert.
Hiertoe dient hij/zij inzonderheid de passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer te leggen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, ongeoorloofde verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens in een netwerk omvat, alsook tegen enige andere vorm van onwettige verwerking;
2° de controle op de toegang door logins en paswoorden en door logging van de verrichtingen;
3° de encryptering van de inkomende en uitgaande gegevensstromen;
4° het voeren van een gepaste politiek van proportionaliteit van de gegevensverzameling en overname van derden en de archivering en verwijdering van gegevens die niet langer nodig zijn.
Art.5. De lijst van de overeenkomstig de artikelen 1, derde lid, en 3, aangewezen ambtenaren wordt, met vermelding van hun graad en van hun ambt, jaarlijks opgesteld en volgens dezelfde periodiciteit aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer toegezonden.
Art. 6. Onze Minister van Justitie en Onze Minister van Binnenlandse Zaken zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.
Gegeven te Châteauneuf-de-Grasse, 5 september 1994.
ALBERT
Van Koningswege :
De Minister van Justitie,
M. WATHELET
De Minister van Binnenlandse Zaken,
L. TOBBACK